interconnexions, des mesures de sécurité. Il en est de même pour ce qui est du
problème des enregistrements et traitements complémentaires.
On insistera seulement sur ce qu’il y a de particulier aux traitements
considérés ici.
• S’agissant des finalités à remplir par ces traitements, la Commission les a
définis limitativement, pour les rémunérations d’une part et pour la gestion de
l’autre.
— pour les rémunérations :
« le traitement doit avoir pour seules fonctions :
a) le calcul des rémunérations et de leurs accessoires ;
b) la réalisation des opérations résultant des dispositions légales, statuaires ou
contractuelles y afférant, concernant :
la déclaration des revenus ;
le calcul des cotisations de toute nature donnant lieu à retenue (pension,
Sécurité sociale, mutuelle...) ainsi que du montant des versements adressés à
des organismes sociaux ; le remboursement de prêts ou avances sur
traitements. ».
— pour la gestion :
« le traitement doit avoir pour seules fonctions :
a) de fournir des informations individuelles pour la gestion administrative des
agents de l’Etat, conformément aux dispositions statutaires ou contractuelles qui
régissent les intéressés ;
b) d’établir, pour répondre à des besoins de gestion administrative ou à des
obligations légales, des états statistiques ou des listes d’agents. Lorsque cellesci sont sélectives, les critères retenus doivent se fonder sur des caractéristiques
des personnels qui, d’une part, sont celles dont font état les dispositions
statutaires ou contractuelles les concernant et qui, d’autre part, n’impliquent que
des appréciations sur les intéressés effectuées selon les garanties statutaires ou
contractuelles ».
• Quant aux informations traitées,
la Commission a décidé qu’elles
devraient nécessairement relever de certaines catégories qu’elle a limitativement énumérées, mais à l’intérieur desquelles les énonciations qui figurent dans
les délibérations ne sont pas limitatives.
Ainsi pour la gestion des personnels de l’Etat, les informations traitées
doivent relever seulement des catégories suivantes : identité, situation familiale,
situation militaire, formation, diplômes et distinctions, logement, vie
professionnelle. Les listes d’informations qui suivent l’énoncé de chacune de
ces catégories sont précédées d’un « notamment » ou suivies d’un « etc... » qui
évitent d’enserrer les responsables des traitements dans des contraintes trop
rigides. Mais ceci ne saurait aller jusqu’à permettre de méconnaître la définition
des catégories elles-mêmes.
• S’agissant de la gestion, la Commission a précisé que les informations
nominatives nécessaires à l’établissement des droits des intéressés, en
particulier des droits à la retraite, peuvent être conservées sans limitation de
durée, mais que les autres ne doivent l’être qu’en tant que de besoin.
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