C’est dans cette optique que la Commission a retenu la formule d’un
bordereau normalisé accompagné d’annexes pouvant être rédigées en langage
libre. Une notice explicative facilite les démarches des intéressés en leur
donnant les définitions et conseils utiles.
Egalement dans un souci de simplification des procédures, la Commission a voulu qu’il y ait un seul modèle de bordereau qui soit valable à la fois
pour les demandes d’avis et les déclarations, qu’elles soient ordinaires ou
simplifiées.
Ce bordereau remplit trois fonctions principales :
— une fonction d’identification : il permet d’identifier le dossier, l’organisme et le
traitement ainsi que l’interlocuteur technique de la Commission et l’interlocuteur
de la personne fichée pour l’exercice du droit d’accès.
— une fonction d’analyse : analyse rapide des caractéristiques du traitement au
regard de la loi.
— une fonction d’information : il contient des informations que la Commission
doit tenir à la disposition du public en application de l’art. 22 de la loi ; tel est le
cas, en particulier, de la grille récapitulative qui, sur le bordereau, permet de
connaître immédiatement les catégories d’informations fournies et les catégories
de destinataires.
L’ordre des rubriques repris dans le bordereau est celui suivi par
l’art. 19 de la loi ; la demande à l’organisme déclarant de son numéro
d’identification SIREN, s’il en possède un, repose sur le décret n° 73-314 du
14 mars 1973.
Deux types de formalités n’obligent pas à remplir l’ensemble des
rubriques. C’est le cas d’abord, en vertu de l’art. 19 dernier alinéa de la loi,
des demandes d’avis relatives aux traitements automatisés d’informations
nominatives intéressant la sûreté de l’Etat, la défense et la sécurité publique ;
sur ce fondement, le Premier Ministre a édicté un décret n° 79-1160 du
28 décembre 1979 ; ce décret, en son art 1er, précise les mentions qui, pour
les traitements de cette catégorie, doivent être au minimum portées sur le
bordereau.
Par ailleurs, pour certains traitements, le détenteur n’est soumis qu’à
une déclaration simplifiée de conformité à une norme établie par la
Commission.
2 - Les normes simplifiées
A - LA NOTION DE NORMES SIMPLIFIEES
La loi du 6 janvier 1978 soumet la création des traitements automatisés
d’informations nominatives à des procédures variables : l’intervention de la
Commission nationale de l’Informatique et des Libertés n’est pas la même
suivant qu’il s’agit de traitements publics ou privés, mais les auteurs de la loi ont
eu le souci de ne pas imposer de procédures trop lourdes aux
responsables des traitements quand il y a tout lieu de penser que ceux-ci
ne posent pas de problème au regard des objectifs de ce texte. C’est ce à
quoi tend l’art. 17 : « pour les catégories les plus courantes de traitements à
caractère public ou privé, qui ne comportent manifestement pas d’atteinte à la
31