Drucksache 18/1200
4.1.2
––50
50––
Was ist ein Aktenverzeichnis?
§ 11 Absatz 2 IFG lässt Interpretationsspielräume
offen.
Ein Petent hatte bei verschiedenen öffentlichen Stellen - auch bei mir - die Übersendung von eigentlich
veröffentlichungspflichtigen Informationen beantragt: das Aktenverzeichnis und die Organisationsund Aktenpläne. Zudem wollte er wissen, ob das
Aktenverzeichnis in elektronischer Form vorhanden
sei und bat um Mitteilung der Links hierfür.
Zunächst vorweg: Im Rahmen einer aktiven Informationspolitik müssen die Behörden und öffentlichen
Stellen des Bundes Organisations- und Aktenpläne
ohne Angabe personenbezogener Daten allgemein
zugänglich machen (§ 11 Absatz 2 IFG). Dies dient
zugleich der Verwaltungsvereinfachung, da sich mit
der proaktiven Bereitstellung „einschlägige“ individuelle Anträge auf Informationszugang erübrigen
bzw. wegen § 9 Absatz 3 IFG nur mit Hinweis auf
die Internetfundstelle beschieden werden können.
Der Zeitaufwand der Behörden reduziert sich so.
Im Einzelnen sieht § 11 IFG folgende Veröffentlichungspflichten vor: Die Behörden sollen „Informationsverzeichnisse“ führen und diese im Internet
allgemein zugänglich machen (Absatz 1 und 3); Organisations- und Aktenpläne müssen allgemein zugänglich gemacht werden, und zwar möglichst in
elektronischer Form (Absatz 2 und 3).
Bei der BfDI ist das Aktenverzeichnis in das interne
Verwaltungsinformationssystem integriert. Somit
liegt es in elektronischer Form vor, kann jedoch nicht
separat bereitgestellt werden. Es ist technisch möglich, einen tagesaktuellen Auszug in Listenform zu
erstellen. Eine elektronische Bereitstellung ist ebenfalls möglich.
Ich habe den Petenten darauf hingewiesen, dass vor
dem Informationszugang die Betrefffelder der im
Aktenverzeichnis enthaltenen Akten auf personenbezogene und geheimhaltungsbedürftige Daten - etwa
bei Petenteneingaben oder dem Geheimschutz unterliegenden Vorgängen - überprüft und entsprechende
Daten ausgesondert werden müssten, weil insoweit
Versagungsgründe nach den Ausnahmetatbeständen
des IFG gegeben seien. Dies wäre dann wegen des
nicht unerheblichen Verwaltungsaufwandes gebührenpflichtig.
Der Petent hat mich ferner um Vermittlung bei drei
gleichartigen Anfragen an andere öffentliche Stellen
des Bundes gebeten. Streitig war hier insbesondere
die Abgrenzung zwischen Gesamtaktenplan und
Aktenverzeichnis.
4. Tätigkeitsbericht zur Informationsfreiheit
Deutscher Bundestag – 18. Wahlperiode
Gemäß § 12 der Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien ist für jede Behörde ein nach den Aufgaben
gegliederter Aktenplan anzuwenden. Gemäß § 3 der
Registraturrichtlinie ist der Aktenplan ein sachsystematischer, an den behördlichen Aufgaben orientierter Ordnungsrahmen für das Bilden und Kennzeichnen von Akten. Er umfasst grundsätzlich die gesamten Aufgaben der Behörde (Gesamtaktenplan) und
gliedert den Aufgabenstoff möglichst organisationsunabhängig und unter Berücksichtigung des Schriftgutanfalls ausreichend tief und breit (Anlage 2
Nummer 1 und 2 zur Registraturrichtlinie für das
Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien). Der Aktenplan gibt eine Übersicht
über die Aufgaben einer Behörde, da er den Rahmen
für die Verwaltung der Sachakten bietet; eine Übersicht über die tatsächlich vorhandenen Sachakten und
die darin befindlichen Informationen bietet der Aktenplan jedoch nicht. Hierzu dienen die Informationsverzeichnisse nach § 11 Absatz 1 IFG.
Nach § 11 Absatz 1 IFG sollen die Behörden Verzeichnisse erstellen, die über die vorhandenen Informationssammlungen und -zwecke Auskunft geben
sollen. Diese sollen es interessierten Bürgerinnen
und Bürgern ermöglichen, sich einen Eindruck von
der Art und dem Umfang der bei einer Behörde vorhandenen Informationen zu machen und ihnen beim
Auffinden für sie interessanter Unterlagen helfen.
Die Verzeichnisse dienen auch der Verwaltungsvereinfachung, da sie Antragsteller in die Lage versetzen, Informationen zielgerichtet zu beantragen, und
den Behörden damit ein rasches Auffinden der begehrten Information ermöglichen.
Ein individueller Anspruch auf die Führung von
Verzeichnissen und deren elektronische Veröffentlichung besteht allerdings nicht. Der Anspruch auf
Informationszugang nach § 1 Absatz 1 IFG zu „verzeichnisrelevanten“ Informationen besteht jedoch
grundsätzlich unabhängig davon, ob die Behörde
ihren Verpflichtungen nach § 11 IFG nachkommt.
Nur soweit sie diesen Verpflichtungen nachgekommen ist und die fraglichen Informationen bereits für
jedermann z. B. im Internet mühelos zugänglich sind,
kann der Antrag auf Informationszugang gemäß § 9
Absatz 3, 2. Alternative IFG abgelehnt werden, da es
dem Antragsteller dann möglich ist, sich diese Informationen in zumutbarer Weise aus allgemein
zugänglichen Quellen zu beschaffen. Liegen die
begehrten Informationen (zusammengefasst und
strukturiert, aber unveröffentlicht) bei der Behörde
vor, ist ein Antrag auf Informationszugang möglich
und kann nur dann abgelehnt werden, wenn Ausschlusstatbestände der §§ 3 bis 6 IFG greifen.