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Chaque euro dépensé en fonds spéciaux fait l’objet d’une pièce
comptable dans le cadre d’une procédure de contrôle interne.
Au vu des sommes en jeu, la question se pose toutefois de savoir
jusqu’où il faut aller dans le degré de formalisme pour atteindre un juste
équilibre.
Une partie cruciale de l’environnement de contrôle réside en vérité
moins dans les pièces justificatives que dans les processus de contrôle mis en
place. Ces procédures de contrôle doivent permettre de s’assurer de la
production effective d’une source ou de la réalité d’une mission. C’est ainsi
un faisceau d’indices qui permet de détecter une possible fraude.
On peut également s’interroger sur la valeur comptable d’un
justificatif émis dans un endroit reculé sans que l’on sache dans quelles
conditions il a pu être produit. Faut-il mettre potentiellement en danger nos
agents pour l’obtention de pièces comptables dont la valeur est très
aléatoire ? En pratique, il semble que les agents préfèrent parfois s’acquitter
de dépenses modestes sur leurs deniers personnels pour gagner du temps et
s’éviter un formalisme administratif et comptable très contraignant.
Dans ces conditions, et si l’on s’attache à la comparaison avec les
règles applicables aux fonds normaux, à l’environnement de contrôle et la
valeur comptable des justificatifs produits, la commission est favorable à
l’introduction de plus de souplesse s’agissant des pièces comptables à
produire pour les très faibles dépenses, en n’exigeant pas nécessairement de
justificatifs pour les menues dépenses dont le montant est laissé à
l’appréciation des services. (Recommandation générale n° 10).
Enfin, la question de la conservation et de l’archivage des pièces
comptables a été posée à la commission. En l’espèce les pratiques de
destruction sont très variables d’un service à l’autre, faisant apparaître un
évident besoin d’harmonisation. La commission en appelle à la CNRLT pour
constituer un groupe de travail sur ce sujet, lequel pourrait également traiter
de la dématérialisation des pièces comptables (Recommandation générale
n° 11).
E. SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
La gestion des fonds spéciaux mobilise du personnel administratif et
elle est de plus en plus consommatrice de temps. L’augmentation de la
dotation en fonds spéciaux allouée à certains services spécialisés de
renseignement n’est pas sans conséquences sur leur organisation interne. Le
passage de quelques dizaines de milliers d’euros à plus d’un million d’euros
de fonds spéciaux nécessite la formalisation de procédures de contrôle
interne.