Bei einer solchen Einsichtnahme in Arbeitsverträge von Mitarbeitern der Maßnahmeträger halte ich deren Einwilligung aber für zwingend erforderlich. Ich freue mich, dass die BA diese Einschätzung teilt
und inzwischen die Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter vorliegen muss, bevor ihr Prüfdienst Einsicht in Arbeitsverträge nehmen darf.
4.
24. TB Nr. 12.2.1 E-Akte bei der Bundesagentur für Arbeit
Über meinen Beratungs- und Kontrollbesuch zum Pilotprojekt elektronischen Akte (E-Akte) der BA
hatte ich berichtet (24. TB Nr. 12.2.1). Inzwischen wurde die E-Akte bei der BA bundesweit eingeführt.
Von der datenschutzgerechten Umsetzung konnten sich meine Mitarbeiter bei weiteren Beratungs- und
Kontrollbesuchen in einem Scanzentrum und einer Agentur für Arbeit überzeugen.
In der Vergangenheit hatte ich Zweifel, ob der geplante Umfang der Stichprobenkontrollen ausreichen
würde, um bei der Überführung der eingehenden Papierpost in elektronische Dokumente eine geringe
Fehlerquote im Scanprozess sicherzustellen. Denn die inhaltliche und bildliche Übereinstimmung der
Scanprodukte mit den Originalen wird nur in zwei Prozent der Fälle stichprobenweise geprüft. Inzwischen sind meine Bedenken aber ausgeräumt. Wie eine von mir angeregte Versuchsreihe gezeigt hat,
werden auch bei Ausweitung der Stichprobenprüfungen über die zwei Prozent hinaus keine erhöhten
Fehlerquoten erkannt. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es daher nicht erforderlich, die Stichproben auszuweiten.
Neben dem Bereich des SGB III wurde zum Zeitpunkt des Kontrollbesuchs auch bereits für die Familienkassen der BA die E-Akte eingeführt. Im Scanzentrum konnten sich meine Mitarbeiter von einer datenschutzkonformen Trennung des Schriftguts der Familienkasse vom übrigen BA-Schriftgut überzeugen.
5.
23. TB. Nr. 12.3, 5.5 und 24. TB Nr. 13.3 Entwicklungen bei der elektronischen Personalakte
Im Berichtszeitraum habe ich mir bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) den Prozess der dort praktizierten Überführung von Papier-Personalakten in digitale Akten vorführen lassen.
Die von der DRV Bund gewählte, vom BMAS ausdrücklich genehmigte und aktuell praktizierte Verfahrensweise berücksichtigt die von mir hierzu im 23. und 24. Tätigkeitsbericht dargestellten datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen. Die maßgeblichen gesetzlichen Vorgaben zur Personalaktenführung können also im Praxisbetrieb der DRV Bund umgesetzt werden. Das mir vorgestellte Gesamtkonzept mit den (aufgrund meiner Empfehlungen und Hinweise teilweise neuen) einzelnen, sich ergänzenden Prüf-, Kontroll- und Qualitätssicherungsschritten ist grundsätzlich geeignet, eine hinreichend sichere und vollständige Digitalisierung der Personalakten zu gewährleisten, einschließlich einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz. Dies begrüße ich.
Bei der vollständigen Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesbeamtengesetzes zur Führung
elektronischer Personalakten der bei der Deutschen Telekom AG (DTAG) beschäftigten Beamtinnen
und Beamten habe ich die DTAG weiter beratend begleitet und ergänzende datenschutzrechtliche Hin weise und Empfehlungen gegeben. Die DTAG hat mir aktuell berichtet, sie habe im Berichtszeitraum
nach dem mit mir abgestimmten Konzept die Nachsignatur (entsprechend den Vorgaben des Signaturgesetzes für eine qualifizierte elektronische Signatur) von über 40 Millionen, in den elektronischen Personalakten vorhandenen Dokumenten umgesetzt. Im Rahmen dieser Maßnahme seien u. a. die Dokumente aus den elektronischen Personalakten von ca. 40.000 aktiven Beamtinnen und Beamten und ca.
75.000 beamteten Versorgungsempfängern der DTAG qualifiziert elektronisch signiert worden. Anfang 2015 werde sie die in die elektronischen Personalakten überführten Papier-Personalakten der bei
ihr beschäftigten Beamtinnen und Beamten datenschutzgerecht entsorgen. Die Löschung von Dokumenten der elektronischen Personalakten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sei nach
BfDI 25. Tätigkeitsbericht 2013-2014
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