14.5 Kontrollbesuch beim Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie
Das Seeleute-Befähigungsverzeichnis (SBV) und hiermit im Zusammenhang stehende Verwaltungsvorgänge
sind getrennt voneinander zu führen. Dies gilt auch bezüglich der frühestmöglichen Löschung von Vorgangsinhalten.
Mein Besuch beim Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH) galt dem Umgang mit personenbezogenen Daten bei der Führung des SBV, der hiermit zusammenhängenden Vorgangsbearbeitung, zu der auch die
Ausstellung der Seeleute-Ausweise zählt, sowie der Führung des Internationalen Seeschifffahrtsregisters. Das
SBV ist das Verzeichnis erteilter, abgelaufener oder erneuerter, ausgesetzter, widerrufener oder als verloren
oder vernichtet gemeldeter Befähigungszeugnisse einschließlich der zugehörigen Vermerke sowie der sonstigen
Nachweise über Befähigungen im Schiffsdienst von Seeleuten. Im Rahmen der Vorgangsbearbeitung werden
die für das Verwaltungsverfahren erforderlichen Informationen und die Daten, die Bestandteil des SBV sind,
gemeinsam gespeichert. Der Datenkranz der im SBV zu speichernden Daten ist abschließend gesetzlich geregelt. Weitere, für den Verwaltungsvorgang erforderliche Daten müssen also separat gespeichert werden. Das
BSH hat schon während meines Besuchs angekündigt, dies künftig durch entsprechende technisch-organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Das begrüße ich.
Die Vorgangsbearbeitung erfolgt formulargestützt. Ich habe dem BSH empfohlen, die hierin aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung zur Speicherung in das SBV zu machenden Angaben besonders zu kennzeichnen und
den Antragsteller auf die elektronische Speicherung im SBV hinzuweisen. Auf freiwillige Angaben, die z. B.
der erleichterten Kontaktaufnahme bei Rückfragen dienen, sollte ausdrücklich hingewiesen werden.
Wie bei der Prüfung deutlich wurde, werden alle Vorgangsbestandteile bis zum Ende der allgemeinen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gespeichert. Ich habe dem BSH empfohlen, die Unterlagen zu löschen, die schon
vorher für die Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind. Das BSH hat sein Löschkonzept selbst als überarbeitungsdürftig angesehen und angekündigt, dies zeitnah in Angriff zu nehmen.
Das BSH arbeitet auch mit Freitextfeldern, die vom jeweiligen Bearbeiter befüllt werden können. Freitextfelder
bergen das prinzipielle Risiko nicht für die Aufgabenerfüllung erforderlicher Eintragungen. Zur Verringerung
dieses Risikos haben meine Mitarbeiter empfohlen, die Freitextfelder im Umfang zu minimieren und darüber
hinaus mit einer katalogartigen Aufzählung eintragungsfähiger, also für die Aufgabenerfüllung erforderlicher
Einträge zu verknüpfen.
Nach § 62 Seeleute-Befähigungsverordnung können Seeleute einen sog. Seeleute-Ausweis beantragen. Dieser
gilt in Verbindung mit einem gültigen Reisepass oder Personalausweis und stellt keinen eigenständigen Identi tätsnachweis dar. Dennoch wird ein solcher Ausweis in vielen Häfen weltweit insbesondere als Legitimation
zum Verlassen oder Betreten eines Schiffes benötigt. Die früher ausgeteilten Ausweise in Papierform tauscht
das BSH gegenwärtig sukzessive gegen Plastikkarten im Scheckkartenformat aus. Entsprechende Kartendrucker
und Kartenrohlinge befinden sich in einem Raum, der zum Zeitpunkt des Besuchs nicht abgeschlossen und so mit für jeden zugänglich war. Das BSH hat dies auf meine Empfehlung noch während des Besuchs abgestellt.
Durch vorhandene elektronisch gesicherte Schlösser können jetzt nur noch zuständige Mitarbeiter den Raum betreten.
Die Führung des Internationalen Seeschifffahrtsregisters (ISR) durch das BSH begegnete hingegen keinen datenschutzrechtlichen Bedenken.
BfDI 25. Tätigkeitsbericht 2013-2014
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