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Neue Organisationsformen in der Personalverwaltung
Neue Organisationsformen in der Bundesverwaltung mit
einer Übertragung bestimmter Aufgaben der Personalverwaltung/Personalplanung von der Personalabteilung auf
Fachvorgesetzte lassen unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Nutzung von Personalaktendaten durch
Fachabteilungen bzw. durch Fachvorgesetzte zu. Dies
kann dann als datenschutzgerecht angesehen werden,
wenn die wesentlichen Vorgaben der §§ 90 ff. BBG weiterhin erfüllt sind; dies bedeutet insbesondere,
– dass die in einer Fachabteilung wahrzunehmenden
Personalverwaltungsaufgaben konkret definiert, festgelegt und die Zuständigkeit hierfür schriftlich übertragen werden müssen,
– sichergestellt ist, dass keine doppelte oder parallele
Personalaktenführung in den Fachabteilungen stattfindet.
Die vorstehend aufgeführten Grundsätze habe ich im Berichtszeitraum im Rahmen der Beratung mehrer Bundesbehörden und Institutionen, u. a. der Deutschen Bundesbank und der Deutschen Rentenversicherung Bund,
vertreten. Die hierbei gewonnenen Erfahrungen zeigen,
dass es in allen Fällen möglich war, datenschutzgerechte
und den Bedürfnissen einer modernen Personalverwaltung entsprechende Lösungen zu finden.
Meine datenschutzrechtliche Empfehlung zur Umsetzung
der oben genannten Grundsätze wurde auch bei der Konzeption eines sog. Rotationsverfahrens für Referentinnen
und Referenten im Bundesministerium für Verkehr, Bau
und Stadtentwicklung, unter Nutzung von Personalaktendaten durch die Fachabteilungen bzw. die Fachvorgesetzten berücksichtigt.
14.2
Neuordnung des Beamtenrechts in Bund
und Ländern
Die mit der Föderalismusreform einhergehende Neuordnung des Beamtenrechts berührt auch Fragen des Datenschutzes.
In den Berichtszeitraum fiel der Entwurf eines Gesetzes
zur Reform der Strukturen des öffentlichen Dienstrechts
(Strukturreformgesetz, Bundesratsdrucksache 615/05
v. 12. August 2005). Die im Gesetzentwurf enthaltenen
Neuregelungen bleiben weiterhin aktuell, da die Reform
nunmehr unter den durch die Föderalismusreform veränderten Bedingungen fortgesetzt werden soll.
Bedeutsam war insbesondere, dass die Möglichkeit eingeführt werden sollte, Personalakten in Teilen oder vollständig automatisiert zu führen (sog. elektronische Personalakte). Aus datenschutzrechtlicher Sicht bestehen
gegen die Einführung einer elektronischen Personalakte
keine grundsätzlichen Bedenken. Im Rahmen meiner Beteiligung hatte ich jedoch empfohlen, entsprechend der
bisherigen Rechtslage sicherzustellen, dass über jede Beamtin bzw. jeden Beamten nur eine Personalakte geführt
wird. Eine doppelte oder parallele Aktenführung sollte
– abgesehen von bestimmten zulässigen Fällen der Führung von Nebenakten – weiterhin ausgeschlossen bleiben.
Insbesondere darf die mit dem Gesetzentwurf vorgesehene Einführung einer teilweisen elektronischen Personalaktenführung (sog. Hybrid-Akte) im Ergebnis nicht
dazu führen, dass die für die Beamtinnen und Beamten zu
führenden Personalakten teilweise sowohl in Papierform
als auch in elektronischer Form vorgehalten werden. Bei
einer solchen „parallelen Aktenführung“ würde sich zudem die Frage stellen, welche der Akten – elektronische
BfDI 21. Tätigkeitsbericht 2005-2006
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Ein beständiges Thema ist auch, inwieweit Vorgesetzten
Arbeits- bzw. Gleitzeitdaten ihrer Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen sind. Hierzu hatte
ich im 20. Tätigkeitsbericht (Nr. 10.3.5) ausgeführt, dass
der Entwurf einer Arbeitszeitverordnung für die Beamtinnen und Beamten des Bundes (AZV) vorsah, Vorgesetzten einen (vollständigen) Einblick in die Gleitzeitkonten
der ihnen zugewiesenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
zu gewähren. Bereits damals hatte ich die Auffassung
vertreten, dass ein eigener und vollständiger – ggf. elektronischer – Zugriff von Fachvorgesetzten auf Arbeitsoder Gleitzeitkonten nicht erforderlich sei. Auf Grund
auch meiner Hinweise wurde von der Aufnahme eines
solchen unbeschränkten Einsichtnahmerechts der Vorgesetzten zunächst abgesehen. Auch im Rahmen einer erneuten Novellierung der AZV im Berichtszeitraum wurde
ein generelles Einblicksrecht von Fachvorgesetzten nicht
eingeführt. Den unmittelbaren Vorgesetzten sind aber für
Zwecke des gezielten Personaleinsatzes die Gleitzeitsalden ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitzuteilen,
sofern sich positive Salden von mehr als 20 Stunden oder
negative Salden von mehr als 10 Stunden ergeben. Diese
Informationen sollen den Vorgesetzten die Planung und
einen sinnvollen Einsatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Belastungsspitzen und das Hinwirken auf den erforderlichen Saldenausgleich in Zeiten geringerer Belastung der Arbeitseinheit ermöglichen. Die Daten dürfen
nach der Vorgabe der AZV jedoch auf keinen Fall für eine
Kontrolle oder Bewertung der Leistung oder des Verhaltens der Beschäftigten verwendet werden. Ich werde im
Rahmen künftiger Beratungs- und Kontrollbesuche ein
besonderes Augenmerk auf eine der Zweckbindung entsprechende Verwendung der Arbeitszeitdaten legen.
– der Zugang und Zugriff zu den Personalaktendaten
weiterhin auf möglichst wenige Beschäftigte begrenzt
wird und
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Arbeits- und Gleitzeitkonten
– die Zweckbindung der Personalaktendaten für eine bestimmte Nutzung festgelegt und (organisatorisch) umgesetzt ist,
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Leider ist anlässlich von Kontrollen immer wieder festzustellen, dass hiergegen verstoßen wird und eröffnete Beurteilungen zum Teil über Jahre sowohl in Papier- als
auch in elektronischer Form bei Vorgesetzten/Beurteilern
vorgehalten werden (vgl. 18. TB Nr. 18.3.2, 19. TB
Nr. 21.3.4, 20. TB Nrn. 10.4.3 und 10.4.4).