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den auf seinen Wunsch hin direkt an ihn und nicht an die
private Krankenversicherung ausgezahlt.
Trotz der Direktauszahlung übersandte die Agentur für
Arbeit eine Kopie des Leistungsbescheids an die private
Krankenversicherung. Der Bescheid enthielt die Kundendaten des Petenten bei der Agentur für Arbeit sowie Angaben über die Höhe der übernommenen Beiträge sowie
die voraussichtliche Dauer der Beitragsübernahme. Die
Arbeitsagentur begründete die Übermittlung u. a. damit,
sie sei dazu durch die gesetzliche Regelung in
§ 207a SGB III verpflichtet.
Ich halte die Übermittlung des Bescheids an die private
Krankenversicherung für unzulässig, da der Petent selbst
die Beiträge zahlte. Die BA erklärte dazu, dass im Leistungsbearbeitungsprogramm „Colibri“ automatisch ein
Schreiben an den Versicherungsträger erzeugt werde. Der
Bearbeiter habe jedoch die Möglichkeit, die Versendung
der Kopie manuell zu unterdrücken, wenn die Zahlung
nicht an die private Krankenversicherung, sondern an den
Kunden erfolge. Im vorliegenden Fall sei die Unterdrückung versehentlich unterlassen worden. Um versehentliche Meldungen an private Krankenversicherungen in Zukunft zu vermeiden, beabsichtigt die BA auf meine
Anregung hin, eine entsprechende Änderung in der
nächsten Programmversion voraussichtlich April 2007
vorzunehmen. Die Erstellung einer Kopie soll dann nicht
mehr automatisch erfolgen, sondern vom Bearbeiter manuell angestoßen werden. Von einer förmlichen Beanstandung habe ich deshalb abgesehen. Die Umsetzung der
Programmumstellung werde ich begleiten.
14
Mitarbeiterdatenschutz
14.1
Zugang von Vorgesetzten zu Personalund Personalaktendaten
Die Frage, ob und ggf. in welchem Umfang (Fach-)Vorgesetzten bzw. Fachabteilungen Mitarbeiterdaten zur Verfügung gestellt und dort genutzt werden dürfen, ist immer
wieder Gegenstand von Anfragen und Beratungsersuchen.
Im Berichtszeitraum hatte ich mich verstärkt mit der
Frage, welche personenbezogenen Mitarbeiterdaten den
(Fach-)Vorgesetzten zur Verfügung gestellt werden dürfen, auseinanderzusetzen. Gegenstand verschiedener Beratungsersuchen war dabei insbesondere, ob und ggf. in
welchem Umfang den Fachvorgesetzten auch Personalaktendaten überlassen werden dürfen. Die wiederkehrenden
Anfragen, meine früheren Feststellungen (vgl. z. B.
20. TB Nrn. 10.4.3, 10.4.4) und die neue Entwicklung in
den Personalverwaltungen geben Veranlassung, die Thematik unter verschiedenen Gesichtspunkten nochmals zusammenfassend darzustellen.
Die Führung von Unterlagen zu einzelnen Mitarbeitern
– unabhängig, ob in automatisierter oder in manueller
Form – ist grundsätzlich Aufgabe der Personalabteilung.
So bestimmt § 90 Abs. 3 BBG, dass Zugang zur Personalakte nur Beschäftigte haben dürfen, die im Rahmen der
Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind und dies zu Zwecken der
Personalverwaltung oder Personalwirtschaft erforderlich
ist. Demnach dürfen Fachvorgesetzte im Grundsatz keinen Zugang zu Personalaktendaten ihrer Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter haben; ebenso dürfen in den Fachabteilungen keine Personalteil- oder Personalnebenakten geführt werden.
Arbeitsorganisation und personelle Führung
In den verschiedensten Fällen sind Vorgesetzte im Rahmen der täglichen Arbeitserledigung allerdings darauf
angewiesen, personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verwenden. Aus datenschutzrechtlicher Sicht bestehen keine Bedenken dagegen,
wenn Fachvorgesetzte personenbezogene Angaben zu ihren Mitarbeitern nutzen, soweit dies für die organisatorische und personelle Führung der jeweiligen Organisationseinheit erforderlich ist. Im Hinblick auf die
Steuerung der Aufgabenerledigung kann sich der Leiter
einer Organisationseinheit beispielsweise erteilte Arbeitsaufträge und terminliche Vorgaben notieren (vgl. 17. TB
Nr. 18.3.5).
Abwesenheitszeiten
Zu den organisatorischen Aufgaben eines Vorgesetzten
gehört auch die Führung eines Abwesenheits- und Urlaubsplanes. Es bestehen keine datenschutzrechtlichen
Bedenken dagegen, wenn sich Fachvorgesetzte Angaben
über geplante Abwesenheitszeiten für einen gewissen
Zeitraum – z. B. Urlaubsjahr – notieren, um so die Funktionsfähigkeit ihrer Organisationseinheit im Hinblick auf
Abwesenheitszeiten von Beschäftigten steuern und sicherstellen zu können. Soweit dies in automatisierter
Form geschieht, sind unter anderem die Beteiligung des
behördlichen Datenschutzbeauftragten und die Mitbestimmungsrechte der Personalvertretung zu beachten.
Wichtig ist, dass die zur Arbeitsorganisation und zur personellen Führung genutzten Mitarbeiterdaten bei den Vorgesetzen wieder gelöscht werden, wenn sie für deren konkrete Aufgaben nicht mehr benötigt werden.
Beurteilungsdaten
Außer Frage steht, dass Vorgesetzte bzw. Beurteiler im
Entwurfsstadium von Beurteilungen Mitarbeiterdaten
nutzen und entsprechende Entwürfe – allerdings ohne auf
frühere Beurteilungen zurückzugreifen – erstellen dürfen.
Ebenso ist es zulässig, im Hinblick auf die künftige Beurteilung von Beschäftigten hierfür erforderliche Angaben
– zur Gedächtnisstütze – zu notieren (siehe 17. TB
Nr. 18.3.5).
Nach Abschluss des Beurteilungsverfahrens sind die den
Beschäftigten eröffneten Beurteilungen in die Personalakte aufzunehmen; sie unterliegen dem Personalaktengeheimnis und dürfen – auch in Ablichtungen – bei Fachvorgesetzten nicht weiter aufbewahrt werden. Dies gilt
insbesondere auch für etwaige Entwurfsfassungen, die
vielfach in elektronischer Form gespeichert sind. Dementsprechend sind Entwürfe und vorbereitende Notizen
zu löschen.
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BfDI 21. Tätigkeitsbericht 2005-2006