Lorsque l’inspection concerne une société de service en informatique, il est
d’usage de convoquer sept ou huit clients représentatifs de la clientèle, tant
dans un esprit de concertation qu’en application du « Data Act » selon lequel,
en cas de sous-traitance, le « maître du fichier » (auteur de la demande de
licence) est seul responsable du respect des obligations prévues lors de l’octroi
de la licence.
Les experts qui interviennent suivent une méthodologie d’inspection et
rédigent un rapport. Celui-ci est adressé à l’organisme inspecté qui peut
présenter ses observations.
Il est rare qu’à la suite des inspections, des pénalités soient prononcées,
les responsables des fichiers tenant généralement compte des observations de
la Dl. Il peut donc être remédié le plus souvent aux utilisations abusives sans
avoir recours aux tribunaux. Sauf, le cas échéant (rare), en cas de récidive ou
lorsque l’infraction a été commise par un tiers ; ou, dans l’exercice de ses
fonctions, par un technicien. On cite néanmoins quelques cas d’amendes
prononcées pour « non déclaration ».
d) La gestion de l’activité
Elle est effectuée en trois temps :
— la prise en compte des affaires se fait par enregistrement et affectation au
moment de l’ouverture du courrier ;
— chaque mois est dressé à l’usage du directeur, un état des dossiers pour
lesquels une reprise de contact a été prévue lors de la décision ;
— annuellement, un état global des dossiers traités ou en cours est dressé par
domaine d’application et niveau de décision ;
— ces trois niveaux de gestion sont intégrés au sein d’un système
d’information informatisée.
6 - Les moyens généraux
(Sont consignés ici les points qui ont attiré plus particulièrement
l’attention).
a) Relations publiques
Elles sont assurées par l’administration générale. Cette activité concerne
les contacts avec la presse et la réception des chercheurs, nombreux, qui
étudient les questions liées au thème « Informatique et Société ».
L’activité de relation avec la presse est peu systématisée. On notera
cependant la publication de nombreux articles de presse, assurée par le
directeur et les chefs des départements.
b) Le système automatisé de gestion de dossier
(La seconde mission de la Commission s’est attachée à analyser la
circulation de l’information écrite à l’intérieur de la Dl. Ne sont indiquées ici que
les finalités du système automatisé).
Ce système est utilisé pour :
— l’enregistrement et la mémorisation de l’identification des demandes de
licences et des dossiers importants de l’inspection (fichier des fichiers).
Il est possible ainsi à partir, par exemple, du nom d’une entreprise
d’obtenir : les numéros de dossiers qui la concernent, la finalité des
211