Aufgrund der den Berufsrichtern in Artikel 97 GG gewährten Unabhängigkeit beschränkte sich der Kontrollteil
meines Besuchs auf die Stellung des behördlichen Datenschutzbeauftragten sowie auf die Verwaltung des Gerichts (§ 24 Abs. 3 BDSG).
Die Funktion des Datenschutzbeauftragten wird am BVerwG durch einen Berufsrichter ausgeübt. Eine Freistellung für die Wahrnehmung dieser Funktion ist entgegen § 4f Absatz 5 Satz 1 BDSG nicht erfolgt. Auch wenn
Berufsrichter ihre Dienstzeit in großem Umfang frei steuern und die Einteilung seiner Aufgaben unabhängig
gestalten können, messe ich einer tatsächlichen Entlastung von den hauptamtlichen Aufgaben als Berufsrichter
eine hohe Bedeutung zu. Ich halte es aufgrund der vielfältigen Aufgaben eines behördlichen Datenschutzbeauftragten für geboten, eine Freistellung über eine Reduzierung der dem Berufsrichter als Berichterstatter zugewiesenen Verfahren zu bewirken (vgl. a. u. Nr. 1.6).
Ich habe das BVerwG über meine Rechtsauffassung informiert und um Umsetzung gebeten.
Die Akten der Gerichtsverwaltung werden bereits seit dem Jahr 2012 ausschließlich elektronisch geführt. Für
sämtliche elektronischen Vorgänge wurde dabei ohne Differenzierung eine Archivierungsfrist von zehn Jahren
im entsprechenden IT-Verfahren „EVA“ (Elektronische Verwaltungsakte) festgelegt. Dies steht jedoch im Gegensatz zu dem für die Gerichtsverwaltung geltenden Erlass über die „Bestimmungen zur Regelung der Aufbewahrung und Vernichtung von Akten im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Justiz“ aus dem Jahr
1991, der differenzierte Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut vorsieht. Darin ist beispielsweise für die Aufbewahrung von Bewerbungen am Gericht lediglich eine Archivierungsfrist von drei Jahren vorgesehen. Auf der
anderen Seite sollen Organisations- und Geschäftsverteilungspläne des Gerichts sogar für einen Zeitraum von
30 Jahren aufbewahrt werden.
Die Gültigkeit des o. g. Erlasses hatte sich das BVerwG zuletzt im Jahr 2010 vom BMJV bestätigen lassen. Ich
habe daher das Gericht gebeten, den Erlass im IT-Verfahren „EVA“ für das Schriftgut der Gerichtsverwaltung
umzusetzen.
Gleichzeitig habe ich gegenüber dem BMJV aber auch eine Überarbeitung des 25 Jahre alten Erlasses unter
Berücksichtigung des aktuellen Bedarfs der Bundesgerichte für die Archivierung von Schriftgut angeregt. Ich
hoffe, dass die Umsetzung meiner Anregung im BMJV nicht genauso viel Zeit in Anspruch nimmt, wie die
Verabschiedung der aufgrund § 2 des Schriftgutaufbewahrungsgesetzes zu erlassenden Rechtsverordnung über
die Archivierung des Schriftguts aus gerichtlichen Verfahren, die bereits seit mehr als zehn Jahren auf sich warten lässt.
12.3.2 Beratung und Kontrolle im Deutschen Patent- und Markenamt sowie bei der Vergabestelle für Berechtigungszertifikate
Das Deutsche Patent- und Markenamt ist bei seiner elektronischen Schutzrechtsakte inklusive der
elektronischen Akteneinsicht gut aufgestellt. Dasselbe gilt für die Vergabestelle für Berechtigungszertifikate zur
Nutzung der eID-Funktion des Personalausweises.
Beim Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) habe ich mir im Berichtszeitraum die Umsetzung des Projekts „Elektronische Schutzrechtsakte“ vor Ort angesehen und dies mit einer Kontrolle zu Querschnittsthemen
verbunden.
Das Patent- sowie das Marken- und Gebrauchsmusterrecht gewähren grundsätzlich jedem einen Anspruch auf
Akteneinsicht. Dies dient potentiellen Anmeldern zur Orientierung, ob bereits bestimmte Schutzrechte in
Deutschland eingetragen sind. Als Konsequenz müssen personenbezogene Daten wie Name und Adresse des
Anmelders bzw. Schutzrechtsinhabers von Gesetzes wegen einer beschränkten Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Bei der Umstellung von der Papier- auf die elektronische Akte hat das DPMA auch die Akteneinsicht auf ein elektronisches Verfahren umgestellt. Neue Verfahren werden ausschließlich elektronisch geführt, Altbestände bei Bedarf sukzessive digitalisiert. Über die Internetseite des DPMA können Interessierte
nach Schlagworten oder auch Aktenzeichen suchen und bekommen Aktenteile elektronisch angezeigt. Bei der
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BfDI 26. Tätigkeitsbericht 2015-2016