Aufgrund eines Berichts im Internet über eine Datenübermittlung zwischen zwei Jobcentern
zu einem IFG-Antrag, habe ich mich an diese Jobcenter zu deren Bearbeitungsweise von IFGAnträgen gewandt. Aus den Stellungnahmen ergab sich, dass in einem Fall tatsächlich ein
IFG-Antrag fälschlicherweise an ein anderes Jobcenter in der Annahme dessen Zuständigkeit
weitergeleitet wurde. Beide Jobcenter versicherten mir jedoch glaubhaft, dass eine Bearbeitung nur intern erfolgt und IFG-Vorgänge getrennt von den Leistungsakten geführt werden.
Zudem wandte sich ein Bürger mit der Bitte um Bewertung einer mutmaßlich durch die Jobcenter praktizierten Datenspeicherung im IFG-Kontext an mich. Er vermutete, dass die an
verschiedene Jobcenter gerichteten IFG-Anträge in dort jeweils vorhandenen (Leistungs-)
Akten gespeichert würden und das selbst dann, wenn die Anfrage nicht an ein Jobcenter gerichtet wurde, bei dem die Antragsteller selbst Kunde waren. Ich habe ihm mitgeteilt, dass die
Datenspeicherung im Zusammenhang mit der Bearbeitung von IFG-Anträgen nicht in vorhandenen Sachakten, sondern in davon abgetrennten Vorgängen erfolgen muss und dass die
Kenntnis vom Vorliegen eines IFG-Antrags nur zulässig ist, wenn dies für die Bearbeitung
dieses Antrags erforderlich ist.
Bei dem Verfahren zur Bearbeitung von IFG-Anträgen handelt es sich um ein eigenständiges
Verwaltungsverfahren. Somit sind gesonderte Akten zu führen. Die Speicherung in zum Antragsteller ggf. vorhandenen Sach- oder Leistungsakten ist nicht zulässig. Zudem darf die bloße Tatsache einer Antragstellung auch nicht in zentralen elektronischen (Vorgangsbearbeitungs-)Systemen vermerkt werden. Zuständig für die Bearbeitung eines IFG-Antrags ist
grundsätzlich die Behörde, bei welcher der Antrag gestellt wurde. Daher ist die Kenntnis vom
Vorliegen eines Antrags auch grundsätzlich auf diese Behörde und die mit der Bearbeitung
betrauten Mitarbeiter zu beschränken. Macht die Bearbeitung eines Antrags die Beteiligung
weiterer Stellen zwingend erforderlich, ist auf die Weitergabe personenbezogener Daten möglichst zu verzichten. Hat eine Beteiligung weiterer Stellen stattgefunden, ist dies zu dokumentieren.
4.8.4 Arbeiten im Jobcenter muss sicher sein!
Sicherheitskonzepte der Jobcenter und Anweisungen zum Schutz ihrer Mitarbeiter fallen unter
den Schutz von § 3 Nr. 2 IFG.
Neben den Weisungen der kommunalen Träger und der Bundesagentur für Arbeit gelten in
den Jobcentern auch Weisungen, die dort erstellt wurden. Diese definieren vor allem organisatorische Abläufe und regeln die Sicherheitsvorkehrungen der Jobcenter. Im Rahmen der
Aktion „Frag das Jobcenter“ stellte sich für viele gemeinsame Einrichtungen die Frage, ob
auch diese Informationen nach dem IFG herauszugeben sind.
Gegenstand dieser Sicherheitskonzepte sind u.a. Alarmierungssysteme für Bedrohungslagen
wie z.B. Gewalttaten und Amokläufe sowie Vorgaben zum Verhalten in Gefahrensituationen.
Derartige Informationen werden durch den Ausschlusstatbestand des § 3 Nr. 2 IFG (öffentliche Sicherheit) geschützt. Dieser Versagungsgrund schützt neben Leben und Gesundheit der
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6. Tätigkeitsbericht zur Informationsfreiheit