zung der Erlasse des BMVI zum zulässigen - insbesondere automatisierten - Umgang mit Beschäftigtendaten.
Dabei habe ich geprüft, ob neben dem im Geschäftsbereich eingesetzten einheitlichen Personalverwaltungssystem PVS BMVI (PVS), bei dessen Einführung ich das BMVI umfassend beraten hatte, weitere Verfahren verwendet werden.
Kontrolle im Wasser- und Schifffahrtsamt Freiburg
Im WSA Freiburg fand ich erneut in großer Anzahl weitere unzulässige Verfahren der automatisierten Personaldatenverarbeitung. In der Regel waren dort Personal- und Personalaktendaten - auch besondere Arten personenbezogener Daten im Sinne des § 3 Absatz 9 BDSG (z. B. Gesundheitsangaben) - gespeichert, die nach den gesetzlichen Aufbewahrungs-/Löschungsregelungen längst hätten gelöscht sein müssen. Im Ergebnis wurde so das
im PVS grundsätzlich gewährleistete gesetzesmäßige Löschen von Personal- und Personalaktendaten durch diesen automatisierten Umgang mit Beschäftigtendaten außerhalb von PVS „unterlaufen“.
Dass die Behörden auch beim manuellen Umgang mit Beschäftigtendaten die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der §§ 106 ff. BBG sowie des § 32 BDSG, umzusetzen haben, ist vom BMVI auch im Erlasswege geregelt.
Dennoch ergab meine stichprobenartige Prüfung in sehr großem Umfang unzulässig gespeicherte Personal- und
Personalaktendaten in Papierform - auch Gesundheitsangaben. Dazu gehörten z. B. mehr als 150 alte „Personalnebenakten“, Bezügeabrechnungen bis in das Jahr 2000 und Personal-Stammblätter aus den Jahren 1992 und
1994. Alte Listen betrafen auch ausgeschiedene und teilweise bereits verstorbene Beschäftigte des Amtes. De ren Geburtsdaten reichten bis zum Jahr 1884! Diese unzulässige Speicherung sensibler Personal- und Personalaktendaten im WSA Freiburg in automatisierter und in manueller Form habe ich gegenüber dem BMVI als Verstoß gegen die Regelungen der §§ 106 ff. BBG bzw. gegen § 12 Absatz 4 i. V. m. mit § 32 Absatz 1 BDSG beanstandet. Das BMVI hat meine Kontrollfeststellungen aufgegriffen und in entsprechenden Erlassen umgesetzt.
Kontrolle im Wasser- und Schifffahrtsamt Nürnberg
Auch im WSA Nürnberg waren in Verfahren der automatisierten Personaldatenverarbeitung neben dem PVS
zahlreiche alte Personal- und Personalaktendaten gespeichert, die für die Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich waren und nach den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften längst hätten gelöscht sein müssen. Auch
diesen unzulässigen Umgang mit Personal- und Personalaktendaten im WSA Nürnberg habe ich gegenüber dem
BMVI als Verstoß gegen die oben genannten Vorschriften beanstandet.
Weiter habe ich umfassende Verstöße im Umgang mit Beschäftigtendaten bei der automatisierten Gleitzeitverarbeitung festgestellt. So waren z. B . - obwohl der behördliche Datenschutzbeauftragte des Amtes gegenüber
den Verantwortlichen schriftlich deren gesetzmäßige Löschung angemahnt hatte - noch alle Zeitbuchungen der
Beschäftigten der letzten zwei Jahre gespeichert. Dies steht mit den entsprechenden Regelungen der Verord nung über die Arbeitszeit der Beamtinnen und Beamten des Bundes (Arbeitszeitverordnung - AZV) vom 23. Februar 2006 ebenso wenig im Einklang wie mit dem maßgeblichen Erlass des BMVI. Unzulässig war auch die
von mir erneut festgestellte Praxis, täglich eine automatisierte Abwesenheitsliste mit elektronischen Zugriffsmöglichkeiten für alle Beschäftigten des Amtes zu erstellen. Als unzulässige Verhaltenskontrolle habe ich ferner bewertet, dass man an der Pforte des Amtes über ein „Ampelsystem“ jederzeit elektronisch erkennen und
kontrollieren konnte, welcher Beschäftigte sich wie aktuell im Gleitzeitsystem ein- oder ausgebucht hatte. Die
festgestellten Mängel im Umgang mit Beschäftigtendaten bei der Durchführung der Gleitenden Arbeitszeit habe
ich gegenüber dem BMVI als Verstoß gegen die Regelungen des § 12 Absatz 4 i. V. m. § 32 Absatz 1 BDSG
und § 7 Absatz 7 und 8 AZV beanstandet.
Einen schweren datenschutzrechtlichen Verstoß stellte ich zudem am Arbeitsplatz eines Sachbereichsleiters des
WSA Nürnberg fest. Auf seinem Rechner waren noch alle bereits eröffneten und zu den Personalakten genommenen vollständigen Beurteilungen der letzten zehn Jahre - auch noch aus der Zeit seines Vorgängers - gespei-
BfDI 25. Tätigkeitsbericht 2013-2014
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