chende Einwilligung im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen als zulässig an, da das Beschäftigungsverhältnis
hiervon nicht unmittelbar betroffen ist. Das Risiko der Re-Identifizierung des Beschäftigten muss aber möglichst gering bleiben, beispielsweise durch Auslagerung einer Zuordnungsliste an Personen außerhalb der Be hörde und begrenzte Zugriffsmöglichkeiten von Behördenmitarbeitern. Um die Freiwilligkeit zu gewährleisten,
dürfen Beschäftigten, die sich gegen eine Teilnahme entscheiden, keine Nachteile entstehen. Personalisierte
Mahnungen haben daher zu unterbleiben; allgemeine Aufforderungen zur Teilnahme hingegen sind zulässig.
Bereits in meinem 20. Tätigkeitsbericht (Nr. 10.2.4) habe ich darauf hingewiesen, dass bei Mitarbeiterbefragungen subjektive Einschätzungen und Bewertungen abgefragt werden, die ohne eine gesetzliche Rechtsgrundlage
nicht verpflichtend erhoben werden dürfen. Wesentliche Bedeutung kommt daher einer vorherigen umfassenden
Aufklärung der Mitarbeiter zu. Zudem ist der Hinweis auf die Freiwilligkeit in die Fragebögen selbst aufzunehmen und hervorzuheben. Alternativ kann die verpflichtende Teilnahme auf Grund einer Rechtsvorschrift erfolgen. Ob hierfür eine Dienstvereinbarung ausreicht, hängt vom Einzelfall und der jeweiligen Ausgestaltung ab.
Vor der Planung und Durchführung einer Mitarbeiterbefragung ist zudem zu prüfen, ob eine Beteiligung der
Personalvertretung erfolgen muss.
Bei der Ausgestaltung des Verfahrens ist neben dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung des Beschäftigten auch dasjenige des Vorgesetzten zu berücksichtigen. Die Ergebnisse der Befragung und die einzelnen Be wertungen dürfen nur die Personen und Organisationseinheiten erfahren, für deren Tätigkeit die Kenntnis dieser
Informationen unbedingt erforderlich ist, weil es sich bei den personenbezogenen Ergebnissen des Vorgesetz tenfeedbacks um Personaldaten handelt, die nach § 32 Absatz 1 BDSG nur genutzt werden dürfen, wenn dies
für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Im Regelfall trifft dies für die Mitarbeiter
der Personalverwaltung zu. Gerne berate ich Bundesbehörden auch in Zukunft zu den datenschutzrechtlichen
Rahmenbedingungen ihres geplanten Vorgesetztenfeedbacks.
5.7.3 Elektronische Bewerbungen auf dem Vormarsch
In der Bundesverwaltung setzt sich der Trend zu neuen Verfahren der automatisierten Personaldatenverarbeitung fort (vgl. 24. TB Nr. 13.2). So werden zunehmend elektronische Verfahren zur Auswahl von Bewerbern
eingesetzt. Wegen der Risiken für die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen sind hierbei bereits im Planungsund Entwicklungsstadium Datenschutzaspekte zu berücksichtigen.
Das BMVI wurde von mir bei der Einführung eines elektronischen Bewerbungsverfahrens (EBV) in der Bundesverkehrsverwaltung beraten. Dabei habe ich zu den unterschiedlichen Entwicklungsstadien dieses modernen
E-Rekrutierungs-Verfahrens zu den einzelnen Prozessen (Durchführung von Online-Rekrutierungsmaßnahmen,
Pflege und Auswahl von Bewerbern, Löschen von Bewerbungsdaten) datenschutzrechtliche Hinweise und Empfehlungen gegeben (vgl. Kasten zu Nr. 5.7.3). Nach § 106 Absatz 4 BBG und § 32 Absatz 1 Satz 1 BDSG dürfen hierbei nur solche personenbezogenen Daten erhoben werden, die für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungs- bzw. Dienstverhältnisses erforderlich sind.
Meine datenschutzrechtliche Beratung ist noch nicht abgeschlossen. So muss noch geklärt werden, welche Personen oder Kommissionen nach einer ersten Vorauswahl im Rahmen der weiteren Bewerberauswahl unter dem
Gesichtspunkt der Erforderlichkeit für eine abschließende Entscheidung auf Bewerberdaten zugreifen müssen
bzw. zu beteiligen sind.
Abschließend beraten habe ich das BMVI bereits zur Frage der Löschung von Bewerbungsdaten nach Abschluss eines konkreten Bewerbungsverfahrens. Strittig ist hier oft, wie lange Bewerbungsunterlagen und personenbezogene Daten von abgelehnten Bewerbern von der verantwortlichen Stelle noch aufzubewahren sind (z. B.
für mögliche Rechtsstreitigkeiten) und wann sie konkret gelöscht werden müssen (vgl. 22. TB Nr. 11.3). Argumente aus der Praxis haben mich dazu bewogen, die Frage der Aufbewahrungsdauer dieser Unterlagen neu zu
bewerten:
BfDI 25. Tätigkeitsbericht 2013-2014
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