noch Anlage 15
IV. Aktualisierungspflicht
Das Verfahrensverzeichnis muss stets auf dem neusten Stand und vollständig sein. Es ist daher einer laufenden
Überprüfung und Aktualisierung zu unterziehen. Die verantwortliche Stelle hat dabei sicherzustellen, dass neue
Verfahren und Verfahrensänderungen unverzüglich zum Verfahrensverzeichnis gemeldet werden. Die Bereitstellung eines Verfahrensverzeichnisses ist daher keine einmalige, sondern vielmehr eine fortlaufende Verpflichtung.
V. Veröffentlichungspflicht
Gemäß § 4g Abs. 2 Satz 2 BDSG hat der behördliche Datenschutzbeauftragte die in dem Verzeichnis enthaltenen Angaben nach § 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 BDSG auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar zu machen. Hierdurch soll ein Mindestmaß an öffentlicher Information gewährleistet werden (vgl. Art. 21 der EG-Datenschutzrichtlinie).
Die Angaben sind nur auf Antrag verfügbar zu machen. Ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme muss
jedoch weder erklärt noch nachgewiesen werden.
Die Art und Weise des „Verfügbarmachens“ ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und daher dem Datenschutzbeauftragten überlassen. Auch wenn die Gewährung von Einsicht vor Ort grundsätzlich ausreichend ist, darf der in
§ 4 Abs. 2 Satz 2 BDSG normierte Informationsanspruch nicht durch Auswahl eines ungeeigneten oder unzumutbaren Mittels des „Zugänglichmachens“ unterlaufen werden. Es ist daher empfehlenswert und im Einzelfall
auch geboten, die Angaben auf Verlangen postalisch oder elektronisch zu übermitteln oder im Internet zum Abruf bereit zu stellen. Dies trägt dem Prinzip der Bürgernähe Rechnung.
Vom Einsichtsrecht nicht umfasst sind die Angaben zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach
§ 4e Satz 1 Nr. 9 BDSG sowie die Angaben über die zugriffsberechtigten Personen.
Die in §§ 6 Abs. 2 Satz 4, 19 Abs. 3 BDSG genannten Stellen (u.a. Sicherheitsbehörden) sind von der Veröffentlichungspflicht ausgenommen, § 4g Abs. 3 Satz 1 BDSG.
VI.
Verzeichnis nach § 18 Abs. 2 Satz 1 BDSG
Neben der Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses haben öffentliche Stellen des Bundes gemäß § 18 Abs. 2
Satz 1 BDSG ein Verzeichnis der eingesetzten Datenverarbeitungsanlagen zu führen. Sinn und Zweck ist es,
v.a. dem behördlichen Datenschutzbeauftragten eine Übersicht darüber zu geben, an welchen Orten in der
Dienststelle personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden können.
Der Begriff der „Datenverarbeitungsanlage“ ist weit auszulegen 18. Datenverarbeitungsanlagen sind alle Anlagen, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden können 19. Dazu zählen alle EDV-Anlagen
wie z.B. Arbeitsplatzrechner, Aktenerschließungssysteme, mobile Datenverarbeitungsanlagen, Videokamerasysteme, Server, Telefone, Faxgeräte, Kopierer etc. 20 Auf die programmgesteuerte Auswertbarkeit der Daten
kommt es im Gegensatz zu der automatisierten Datenverarbeitung i.S.d. § 3 Abs. 2 BDSG nicht an.
18
19
20
Weichert, in: Däubler/Klebe/Wedde/Weichert, BDSG, 4. Aufl. 2013, § 3 Rn. 25; Meltzian, BeckOK BDSG, Stand: 01.05.2013, § 18
Rn. 18.
Meltzian, BeckOK BDSG, Stand: 01.05.2013, § 18 Rn. 18; Dammann, in: Simitis, BDSG, 7. Aufl. 2011, § 18 Rn. 17.
Buchner, in: Taeger/Gabel, BDSG, 1. Aufl. 2010, § 3 Rn. 22; Gola/Schomerus, BDSG, 11. Aufl. 2012, § 18 Rn. 5.
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BfDI 25. Tätigkeitsbericht 2013-2014