trLuRMedLw geprüft. Wie sich auch hier zeigte, wäre eine frühzeitige Einbindung der zuständigen Daten schutzbeauftragten wichtig gewesen, um die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen für
den Betrieb des IT-Verfahrens zu treffen. So wurde erst im Zuge der Datenschutzkontrollen damit begonnen,
die Nutzer- und Rechteverwaltung zu überarbeiten, eine Dokumentation dieser Verwaltung einzuführen oder ein
Löschkonzept für die im IT-Verfahren und in Papier gespeicherten Gesundheitsdaten zu entwickeln. Da das
ZentrLuRMedLw meine Hinweise dankbar aufgegriffen und mit der Umsetzung bereits begonnen hat, habe ich
von einer weiteren Beanstandung abgesehen.
11.1.2 Kontrolle des Instituts für Wehrmedizinalstatistik und Berichtswesen der Bundeswehr
Bereits zu Beginn einer Archivierung medizinischer Unterlagen müssen die technischen und organisatorischen
Maßnahmen getroffen werden, damit diese nach Ablauf der Archivierungsfrist vernichtet werden.
Im Jahr 2013 kontrollierten meine Mitarbeiter das Institut für Wehrmedizinalstatistik und Berichtswesen der
Bundeswehr in Andernach. Das Institut ist die zentrale Einrichtung der Bundeswehr für die Langzeitaufbewah rung von Gesundheitsunterlagen und nach eigenen Angaben das wohl größte Krankenarchiv Deutschlands. Im
Institut werden unter anderem die Gesundheitsunterlagen der gedienten Wehrpflichtigen, Gesundheits- bzw.
Musterungsunterlagen der ungedienten und untauglichen Wehrpflichtigen und Freiwilligen, ärztliche Unterlagen über ambulante und stationäre Behandlungen und Untersuchungen in Sanitätszentren und Bundeswehrkrankenhäusern sowie betriebsärztliche Unterlagen von Soldaten und zivilen Bundeswehrbeschäftigten aufbewahrt.
Die eingehenden Unterlagen werden im Institut für die Archivierung aufbereitet. Sie werden zum Teil mikroverfilmt und im Übrigen im Original aufbewahrt. Bei der Verfilmung werden mehrere Gesundheitsunterlagen ver schiedener Personen in der Reihenfolge ihres Eingangs aus unterschiedlichen Quellen und mit unterschiedlichen
Archivierungsfristen jeweils auf einem Mikrofilm gespeichert. Eine im Institut geführte Fundstellendatenbank
ermöglicht dabei, die einzelnen Gesundheitsunterlagen auf den Mikrofilmen wiederaufzufinden. Mit der Archi vierung werden die gesetzlichen Speicherfristen erfüllt. Zudem können auch Auskünfte zu länger zurückliegenden ärztlichen Untersuchungen erteilt werden.
Bei ihrem Besuch stellten meine Mitarbeiter fest, dass die Beachtung der Archivierungsfristen und die Ausson derung der zu vernichtenden Unterlagen insbesondere bei den mikroverfilmten Dokumenten Schwierigkeiten
bereitet.
So ist es nicht möglich, einzelne Gesundheitsunterlagen, deren Archivierungsfrist abgelaufen ist, auf den Mikrofilmen zu löschen. Denn ein Mikrofilm kann und darf nicht bereits dann vernichtet werden, wenn die Aufbewahrungsfrist für nur eine der dort abgefilmten Gesundheitsunterlagen abgelaufen ist. Entscheidend ist die Aufbewahrungsfrist derjenigen Dokumente, die die längste Aufbewahrungsfrist haben. Auch die Alternative, den
Eintrag in der Fundstellendatenbank zu löschen, um damit ein Wiederauffinden der eigentlich zu löschenden
Gesundheitsunterlage auf dem Mikrofilm zu verhindern, ist derzeit nach Angaben des Bundesministeriums der
Verteidigung technisch noch nicht umsetzbar.
Während des Besuches haben mir die Mitarbeiter des Instituts glaubhaft versichert, sie würden keine Auskünfte
aus Gesundheitsunterlagen geben, deren Archivierungsfristen abgelaufen seien.
Gleichwohl halte ich das derzeitige Verfahren für datenschutzrechtlich unzureichend.
Ich empfehle dem Bundesministerium der Verteidigung, eine technische Lösung zur Datenlöschung nach Ablauf der Archivierungsfristen entwickeln zu lassen.
BfDI 25. Tätigkeitsbericht 2013-2014
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