Il y a donc pour le service une première tâche de tri qui
débouche sur l'envoi de lettres types adaptées aux différents cas,
l'intervenant étant invité à préciser sa demande pour que la Commission puisse étudier le dossier.
D'une manière générale, dès réception de sa demande, le
requérant est invité à exercer son droit d'accès auprès de l'organisme en cause. Cette première initiative nécessite une recherche
préalable dans le fichier des déclarations. Si la recherche est positive, l'information est immédiatement transmise.
Dans le cas contraire, il est accusé réception et une réponse
d'attente est faite.
Par ailleurs, le service envoie immédiatement une lettre recommandée avec accusé de réception à l'organisme ficheur en l'invitant à
se mettre sans délai en règle avec la loi. Une lettre de rappel est
éventuellement transmise sous délai d'un mois.
Elle évoque les dispositions pénales de la loi. C'est à ce point
de la procédure que les dénonciations au parquet peuvent intervenir...
Si l'organisme n'effectue pas sa déclaration ou ne donne pas suite
à la demande, la Commission dispose de deux solutions :
• application de l'article 11 qui dispose que « la Commission peut
demander aux premiers présidents de cour d'appel ou aux présidents de
tribunaux administratifs de déléguer un magistrat de leur ressort
éventuellement assisté d'experts pour des missions d'investigation et
de contrôle effectuées sous sa direction » ;
• ou de l'article 21 qui dispose que « la Commission peut par
décision particulière charger un ou plusieurs de ses membres ou de
ses agents assistés le cas échéant d'experts de procéder, à l'égard
de tout traitement, à des vérifications sur place et de se faire communiquer
tous renseignements et documents utiles à sa mission ».
Ces articles lui permettent de constituer le dossier à transmettre éventuellement au parquet [les conditions d'utilisation des
deux articles visés ci-dessus sont traitées dans le chapitre V
« Contrôles »).
2. Nomination d'un « Monsieur droit d'accès ».
Dans le but de rapprocher l'administré de l'administration et
d'éviter que les rapports entre eux ne s'établissent de façon anonyme, la Commission a décidé « de donner un visage » au service
qui permet aux citoyens d'exercer leurs droits.
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