Drucksache 14/5555
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Post ist, soweit das zuständige Referat ersichtlich ist oder
nach dem Geschäftsverteilungsplan ermittelt werden
kann, unverzüglich an das betreffende Referatspostfach
weiterzuleiten; andernfalls ist sie an die Poststelle zur
Zuständigkeitsermittlung weiterzuleiten.
3.3
Weiterleitung bei Abwesenheit
Auch bei Abwesenheit ist sicherzustellen, dass eine eingegangene E-Mail entsprechend der Wichtigkeit ihres
Inhaltes bearbeitet werden kann. Dazu ist ein(e) Vertreter(in) zu benennen und die Funktion der automatischen
Weiterleitung („Abwesenheitsassistent“) zu aktivieren.
Die elektronische Post wird dann zusätzlich an den/die
jeweilige(n) Vertreter(in) weitergeleitet.
Alternativ kann der Absender durch eine automatische
Antwort mit Hilfe des Abwesenheitsassistenten aufgefordert werden, die Mitteilung erneut an das Referatspostfach zu senden.
Im Falle nicht vorhersehbarer Abwesenheit, z. B. wegen
Krankheit, richtet die Systemverwaltung bei unabweisbarem Bedarf dem/der Vertreter(in) für den PC des Abwesenden ein neues Passwort ein; mit dessen Hilfe sichtet
der Vertreter bereits eingegangene E-Mails und aktiviert
den Abwesenheitsassistenten.
3.4
Behandlung elektronischer Posteingänge
Der/die zuständige Bearbeiter(in) ist für die ordnungsgemäße Behandlung elektronischer Posteingänge verantwortlich.
Können Dokumente nicht mit den am Arbeitsplatz zur
Verfügung stehenden Hilfsmitteln geöffnet und gelesen
werden, so sind sie zur Prüfung an die Systemverwaltung
zu leiten.
Eingänge bei der Poststelle sowie bei den persönlichen
Bearbeiterpostfächern werden an das Referatspostfach
des zuständigen Referates weitergeleitet.
3.4.1
Eingangsempfänger; Vorlage an die
Hausleitung
Eingangsempfänger i. S. v. § 17 GGO I ist der/die Referatsleiter/-in. Damit ist er/sie u. a. verantwortlich, dass
wichtige Eingänge rechtzeitig dem Geschäftsgang zugeführt werden.
Er/Sie sichtet mehrmals täglich die Eingänge im Referatspostfach, druckt alle Eingänge, deren Kenntnis für die
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Aufgabenerfüllung des BfD relevant ist, aus und lässt
sie mit Geschäftsgangvermerk „GG“ unverzüglich der
Eingangsmappe der Hausleitung beifügen („Geschäftsgang“); ausgenommen sind Eingänge von geringer Bedeutung (z. B. Druckschriftenanforderungen, Werbung
usw.). Bei umfangreichen Eingängen druckt er/sie nur
diejenigen Seiten aus, die der Leitung das Erkennen des
Sachverhaltes ermöglichen, z. B. die Eingangsseite der EMail und das Titelblatt des Anlagedokumentes.
Mit der Sichtung und dem Ausdruck der Eingänge kann
der/die Referatsleiter/-in eine(n) Mitarbeiter(in) des Referates beauftragen.
3.4.2
Speicherung im elektronischen Postsystem
E-Mails dürfen im elektronischen Postsystem nur solange
gespeichert werden, wie dies für die Aufgabenerfüllung
erforderlich ist. Die Notwendigkeit der Speicherung ist
regelmäßig zu prüfen. Nicht mehr benötigte E-Mails sind
zu löschen.
3.5
Sicherheitsrisiken; Computer-Viren
Ist einer eingehenden E-Mail ein Computer-Virus anhängig, wird dieser in den meisten Fällen durch den Virenscanner des lokalen E-Mail-Rechners erkannt. Die E-Mail
wird in ein temporäres Verzeichnis gespeichert und kann
vom Nutzer nicht mehr geöffnet werden. Gleichzeitig erfolgt rechnerseitig eine Alarmmeldung an die Systemverwaltung. Die Systemverwaltung ist dann in der Lage, die
„verseuchte“ Mail zu löschen.
Zwecks Erhöhung der Sicherheit wird die eingehende
Mail ein weiteres Mal durch den zentralen Server auf
Computer-Viren überprüft. Bei einem erkannten Computer-Virus wird die Systemverwaltung auch hier unterrichtet. Der Ablauf erfolgt wie oben beschrieben.
Der Absender der virenbehafteten Mail sollte über den gefundenen Computer-Virus informiert werden. Die Antwortfunktion darf dabei nicht genutzt werden.
Mit der elektronischen Post (E-Mail) übersandte Programme dürfen nicht zur Ausführung gebracht werden.
Die Anwenderberatung ist unverzüglich über entsprechende Eingänge zu unterrichten. Dies gilt auch bei
sonstigen ungewöhnlichen Vorgängen die auf ein IT-Sicherheitsproblem schließen lassen (z. B. beim Öffnen
empfangener Dokumente). In diesen Fällen ist die Eingangsmaske auszudrucken und die Absenderangaben sind
zu dokumentieren.