Drucksache 14/5555
1.
Nutzung des E-Mail-Systems
1.1
Zielvorstellung
– 234 –
Es wird erwartet, dass anstelle des papiergebundenen
Schriftverkehrs der „elektronische“ Dokumentenaustausch
innerhalb der Dienststelle des BfD und auch zwischen
BfD und externen Stellen wegen der damit verbundenen
Qualitätsverbesserung und des Zeitgewinns bei der Zustellung der Dokumente stärker genutzt wird; damit wird
immer mehr auf den Versand von Papierdokumenten verzichtet werden.
1. 2
Sicherheit bei der Übertragung
Die Nutzung des E-Mail-Systems wirft auch Sicherheitsprobleme auf.
Bei Sendungen, die den IVBB verlassen – insbesondere
solchen ins Internet – besteht ein erhöhtes Risiko, dass
die adressierte Stelle (oder Person!) die E-Mail nicht erhält, dass unbefugte Dritte Kenntnis von deren Inhalt erlangen, und dass der Mailinhalt verändert wird. Besonders problematisch sind die mit der Mail versandten
Anlagen, da hier leicht Computer-Viren versteckt sein
können.
Hinreichende Sicherheit besteht insoweit lediglich dann,
wenn der Übertragungsweg vom Absender zum Empfänger ausschließlich im IVBB erfolgt; hier werden die Daten zwischen den entsprechenden Mailservern verschlüsselt übertragen. Innerhalb des jeweiligen lokalen
Netzwerkes werden die Daten in der Regel unverschlüsselt verarbeitet (d. h. es liegt keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vor).
Darüber hinaus treten Sicherheitsprobleme grundsätzlicher Art auf, die durch eine ordnungsgemäße Handhabung des Systems minimiert werden können.
Die elektronische Kommunikation wird für Zwecke der
Datensicherheit und der Datenschutzkontrolle protokolliert. Eine Nutzung der Daten für andere Zwecke erfolgt
nicht.
1.3
Netz
Alle PC-Arbeitsplätze der Dienststelle sind über ein
Netzwerk in die Kommunikationsinfrastruktur eingebunden und über die elektronische Post erreichbar. Damit
kann elektronische Post von allen Bearbeitern/-innen
® intern über das hauseigene Netzwerk und
® extern über den IVBB
versendet und empfangen werden.
1.4
Informationsverbund Berlin-Bonn (IVBB)
Durch die Anbindung an den IVBB können alle Ressorts,
einzelne Behörden des Geschäftsbereichs und eine Vielzahl weiterer externer Kommunikationspartner erreicht
werden. Eine Zusammenstellung der Teilnehmer am IVBB
befindet sich auf der Web–Site des IVBB (http://ser-
Deutscher Bundestag – 14. Wahlperiode
vice.ivbb.bund.de/ivbb/aktuelles/rufnummern.html). Eine
Auswahl von dienstlichen Kommunikationsadressen steht
im Globalen Adressbuch des Mail-Systems (MS-Outlook) zur Verfügung und wird ständig aktualisiert und erweitert. Zur Sicherstellung der direkten Erreichbarkeit
durch Externe werden Kommunikationsadressen im
IVBB veröffentlicht.
1.5
Dokumentenformate
Das für Anlagen verwendete Dokumentenformat (z. B.
MS-Word, RTF*)-Format) ist ggf. mit dem Empfänger abzustimmen bzw. ihm in der E-Mail mitzuteilen. Dabei ist
grundsätzlich das RTF-Format zu verwenden (Empfehlung des BSI).
2.
Versand elektronischer Dokumente
2.1
Allgemeines
Elektronisch gespeicherte Dokumente können an alle mit
E-Mail erreichbaren Empfänger versendet werden.
Das genutzte Dokumentenformat der Anlagen (soweit
nicht das RTF-Format verwendet wird) ist dem Empfänger in der E-Mail mitzuteilen.
Bei externer Versendung ist – soweit im Einzelfall geboten – eine „Empfangsbestätigung“ anzufordern, auszudrucken und mit zur Akte zu nehmen.
Soll ein Dokument, das mit der E-Mail versandt wurde,
zusätzlich per Post versandt werden, ist dies dem Empfänger mitzuteilen.
2.2
Zulässigkeit
Es ist grundsätzlich zulässig, Dokumente mit Hilfe der
elektronischen Post an interne und externe Empfänger als
E-Mail zu versenden. Die Verantwortung für den ordnungsgemäßen Versand obliegt dem/der zuständigen Bearbeiter(in).
Dokumente mit der Einstufung VS-NfD dürfen nur innerhalb des IVBB versendet werden. Dies gilt auch für die
Versendung sonstiger besonders schutzwürdiger oder personenbezogener Daten
Soweit nicht vom Einverständnis des Empfängers ausgegangen werden kann, dürfen an Ziele außerhalb des IVBB
nur E-Mails gesendet werden, deren Inhalt so wenig sensibel ist, dass das Risiko einer Kenntnisnahme durch
Dritte in Kauf genommen werden könnte. Dies kann beispielhaft für den Zwischenbescheid an einen Petenten
gelten, der sich per E-Mail an die Dienststelle gewandt
hat; soweit im Einzelfall geboten, erhält er den Schlussbescheid – mit Details in seiner Angelegenheit – dann mit
der Briefpost.
*)
RTF = Rich Text Format