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Anlage 27 (zu Nr. 21.2.1)
Rundschreiben des Bundesministeriums des Innern an die Obersten Bundesbehörden
vom 30. Januar 2002, Az. D I 1 – 215 080-1/1:
Hinweise zur Personalaktenführung
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz hat in seinem
letzten Tätigkeitsberichten einige Vollzugsdefizite im Bereich des Personalaktenrechts moniert. Vor diesem Hintergrund weise ich auf folgende, offensichtlich wiederholt verletzte Regeln der Personalaktenführung hin:
– Die Beihilfebearbeitung muss abgeschottet erfolgen. Insbesondere ist die zwingend als Teilakte zu führende Beihilfeakte von der übrigen Personalakte einer/eines Beschäftigten getrennt aufzubewahren (vgl. § 90a BBG)
– Gesundheitszeugnisse, psychologische und ärztliche Gutachten etc., die außerhalb der Beihilfebearbeitung angefordert oder vorgelegt worden sind, sind in einem verschlossenen Umschlag zur Grundakte zu nehmen (vgl.
Rechtsgedanke des § 46a Abs. 2 Satz 1 BBG).
– Unterlagen zur Vorbereitung und Entscheidung über
Stellenbesetzungsverfahren einschließlich den Unterlagen über die Beteiligung der Personalvertretungen an
solchen Maßnahmen sind nicht in den Personalakten der
jeweiligen Bewerber/Bewerberinnen oder gar der letztlich ausgewählten Person zu führen, sondern sind in einer
gesonderten Sachakte zusammenzufassen. Dieser Sachakte kommt selbst insoweit keine Personalaktenqualität
zu, wie sie Personalaktendaten enthält (vgl. auch Gesetzesbegründung in Bundestagsdrucksache 12/544 Seite 11
und 16).
Allerdings kann die Bewerbung einer/eines Beschäftigten auf einen Dienstposten als solche oder der Abdruck
eines entsprechenden Bewerbungsschreibens sowie die
BfD 19. Tätigkeitsbericht 2001–2002
Entscheidung, soweit sie ausschließlich eine Person betrifft, auch zu deren Personenakte genommen werden.
– Zur Sicherstellung eines umfassenden Einsichtsrechts
der/des betroffenen Beschäftigten ist ein Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten anzulegen und zur Grundakte
zu nehmen (vgl. § 90 Abs. 2 Satz 4 BBG).
– Im Rahmen der laufenden Aktenbereinigung sind
– Unterlagen aus der Personalakte zu entfernen und zu
vernichten, die nicht Personalaktendaten im Sinne
von § 90 Abs. 1 BBG sind. Gleiches gilt für so genannte „Vorakten“, d. h. Personalakten aus Vortätigkeiten bei anderen Dienstherren und/oder Behörden;
– im Übrigen Unterlagen aus den Vorakten in die entsprechenden Teile (Grund- oder Teilakten) der jeweiligen Personalakte einzuordnen;
– die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten und zu nutzen, vor allem
– die Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten nach Abschluss
der Bearbeitung nur noch fünf Jahre aufzubewahren;
– Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist und die im Rahmen der Bearbeitung von
Beihilfe, Heilfürsorge und Heilverfahren vorgelegt
und/oder angefordert worden sind, unverzüglich der/
dem Beschäftigten zurückzugeben.