noch Anlage 15
Da es somit entscheidend auf die Zweckbestimmung ankommt, ist der Begriff des „Verfahrens automatisierter
Verarbeitungen“ von einer Flexibilität und Offenheit geprägt, je nachdem, wie eng oder weit ein spezifischer
Zweck definiert wird. Der Daten verarbeitenden Stelle kommt daher bei der Erfassung automatisierter Verfahren ein nicht unerheblicher Gestaltungsspielraum zu. Die Bezeichnung des Verfahrens in dem Verfahrensver zeichnis muss allerdings in jedem Fall so aussagekräftig sein, dass “Jedermann“, der nach § 4g Abs. 2 Satz 2
BDSG Einblick in das Verfahrensverzeichnis nehmen will, anhand der Angaben erkennbar sein muss, um was
für eine Art von Datenverarbeitung es sich handelt.
Als Beispiele für hinreichend aussagekräftige, in dem Verfahrensverzeichnis anzugebende automatisierte Datenverarbeitungsverfahren können beispielsweise Personalverwaltungssysteme, Elektronische Akten- und Datenträgervernichtungsverfahren, Zugangskontrollsysteme, Zeiterfassungssysteme, Gehaltsabrechnungssysteme,
Buchhaltungssysteme, Reisekosten- und -buchungssysteme, Verfahren zur Abwicklung von Kundenaufträgen,
Telekommunikationsanlagen zurTelefondatenerfassung sowie sonstige Systeme oder Arbeitsabläufe, die eine
geschlossene Struktur von Verarbeitungen zusammenfassen 4, genannt werden.
Nicht zu den Verfahren automatisierter Verarbeitung zählen
•
einzelne elektronische Dokumente oder Dateien,
•
einzelne Verarbeitungsschritte bzw. -vorgänge, d.h. das Erheben oder Übermitteln bestimmter Daten5.
c) Ausnahmen
In das Verfahrensverzeichnis nicht aufzunehmen sind gemäß § 18 Abs. 2 Satz 3 BDSG solche automatisierten
Datenverarbeitungen, die allgemeinen Verwaltungszwecken dienen und für die keine Einschränkungen des Auskunftsrechts nach § 19 Abs. 3 und 4 aufgrund eines besonderen Geheimhaltungsinteresses bestehen. „Allgemeinen Verwaltungszwecken“ dienen solche automatisierten Datenverarbeitungen, die grundlegende und allgemein
übliche Verarbeitungen betreffen6. Dazu zählen insbesondere Standardsoftware (Word, Excel, Outlook) sowie
interne Listen und Verteiler (Telefon- und Emailverzeichnisse, Personalbestand, Presseverteiler), sofern die
Verfahren nicht zweckbestimmt für eine konkrete programmgesteuerte Auswertung und Selektion nach Informationsgehalten genutzt werden (was z.B. über Filterfunktionen bei Excel möglich ist).
Eine Erleichterung besteht darüber hinaus für Verarbeitungen, die in gleicher oder ähnlicher Weise mehrfach
geführt werden. § 18 Abs. 2 Satz 4 BDSG lässt es genügen, dass die diesbezüglichen Festlegungen zusammengefasst werden. Es reicht daher aus, dass die Existenz solcher Verarbeitungen einmal aufgeführt wird 7.
4
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7
Vgl. Petri, in: Simitis, BDSG, 7. Aufl. 2011, § 4d Rn. 26.
Gola/Schomerus, BDSG, 11. Aufl. 2012, § 4d Rn. 9a; Thüsing, Arbeitnehmerdatenschutz und Compliance, 1. Aufl. 2010, Rn. 490 ff.;
a.A. Petri, in: Simitis, BDSG, 7. Aufl. 2011, § 4d Rn. 6.
Dammann, in: Simitis, BDSG, 7. Aufl. 2011, § 18 Rn. 25.
Gola/Schomerus, BDSG, 11. Aufl. 2012, § 18 Rn. 15.
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BfDI 25. Tätigkeitsbericht 2013-2014