Anlage 15
Das Verfahrensverzeichnis in der Bundesverwaltung
Stand: April 2014
Alle öffentlichen Stellen des Bundes haben - ebenso wie die verantwortlichen Stellen im nicht-öffentlichen Bereich - eine Übersicht über die bei ihnen eingesetzten Verfahren automatisierter Verarbeitungen zu führen (sog.
Verfahrensverzeichnis).
Ihre Rechtsgrundlage findet die Pflicht öffentlicher Stellen des Bundes zur Erstellung eines Verfahrensverzeich nisses in § 4g Abs. 2 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) i.V.m. §§ 4e Satz 1, 18 Abs. 2 Sätze 2-4 BDSG.
Die nachfolgenden Erläuterungen stellen die Funktion und den gesetzlichen Inhalt des Verfahrensverzeichnisses
in der Verwaltung des Bundes sowie die Rolle des behördlichen Datenschutzbeauftragten bei der Erstellung,
Aktualisierung und Zugänglichmachung des Verzeichnisses dar.
I. Zweck und Funktion des Verfahrensverzeichnisses
Gemäß § 4g Abs. 2 Satz 1 BDSG ist dem Datenschutzbeauftragten von der verantwortlichen Stelle eine Übersicht über die in § 4e Satz 1 BDSG genannten Angaben sowie über die zugriffsberechtigten Personen zur Verfügung zu stellen. Das Verfahrensverzeichnis soll dem Beauftragten für den Datenschutz einen Überblick über Organisation und Struktur der verantwortlichen Stelle sowie über Art, Umfang, Ablauf und Zweck der in der verantwortlichen Stelle eingesetzten Datenverarbeitungsverfahren vermitteln.
Zugleich bezweckt das Verfahrensverzeichnis die Schaffung von Transparenz für die interessierte Öffentlichkeit. Den öffentlichen Teil des Verfahrensverzeichnisses hat der behördliche Datenschutzbeauftragte gem. § 4g
Abs. 2 Satz 2 BDSG jedermann auf Antrag zugänglich zu machen. Hierdurch kann jede Person feststellen, ob
und inwieweit sie von einer Datenverarbeitung betroffen ist, und kann entsprechende Auskunftsersuchen nach
§ 19 BDSG stellen.
Schließlich vermittelt das Verfahrensverzeichnis auch den Mitarbeitern der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit eine erste Orientierung bei datenschutzrechtlichen Kontrollen gemäß § 24
BDSG.
BfDI 25. Tätigkeitsbericht 2013-2014
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