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oder Papierform – maßgebend ist. Ebenso bestünde die
Gefahr, dass die Inhalte der parallel geführten Akten in
der Praxis unter Umständen voneinander abweichen
könnten, was zu Zweifeln an der Eindeutigkeit der Personalakte führen würde. Den vorgenannten Gesichtspunkten wurde im Rahmen des Strukturreformgesetzentwurfs
durch die Aufnahme einer Regelung Rechnung getragen,
wonach die personalverwaltende Stelle jeweils schriftlich
festlegt, welche Teile in welcher Form geführt werden.
Eine solche eindeutige Festlegung durch die aktenführende Stelle erschien zudem für eine effektive Gewährleistung der Rechte der Beamtinnen und Beamten – insbesondere zur Gewährleistung eines vollständigen
Einsichtsrechts – notwendig. Um bei Einführung einer
elektronischen Personalakte die Beweiskraft sicherzustellen, bedarf es zudem einer Regelung zur Verwendung der
qualifizierten Signatur (vgl. Nr. 4.4). Entsprechend heißt
es in der Begründung zum Strukturreformgesetzentwurf,
dass die Personalakte vollständig in elektronischer Form
geführt werden kann, sobald die erforderlichen technischen Voraussetzungen vorliegen, insbesondere die Beweiskraft elektronisch gespeicherter Urkunden durch eine
qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet wird.
Wenn auch der Strukturreformgesetzentwurf nach den
Neuwahlen des Deutschen Bundestages nicht mehr weiter
verfolgt wurde, erwarte ich, dass die in diesem Rahmen
mit mir abgestimmten Punkte im Hinblick auf die Einführung einer elektronischen Personalakte auch im Rahmen
einer künftigen Neufassung des Bundesbeamtengesetzes
Berücksichtigung finden werden. Gleiches gilt für die
weiteren mit mir abgestimmten Änderungen und Ergänzungen der Vorschriften des Personalaktenrechts für die
Bundesbeamtinnen und Bundesbeamten.
In den Berichtszeitraum fiel ferner der Entwurf eines Gesetzes zur Regelung des Statusrechts der Beamtinnen und
Beamten in den Ländern (Beamtenstatusgesetz, Bundesratsdrucksache 780/06 v. 3. November 2006). Mit der Föderalismusreform werden wichtige Gesetzgebungskompetenzen für das Beamtenrecht auf die Länder übertragen.
Lediglich eine eng begrenzte Kompetenz des Bundes für
die Statusrechte und -pflichten von Landesbeamtinnen
und -beamten bleibt weiterhin bestehen. Zum Personalaktenrecht enthielt der Ausgangsentwurf des Gesetzes ursprünglich nur die Festlegung, dass für jede Beamtin und
jeden Beamten eine Personalakte zu führen ist, und dass
zur Personalakte alle Unterlagen gehören sollen, die mit
dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Damit fehlten zunächst Regelungen
zu den grundlegenden datenschutzrechtlichen Rechten
der Beamtinnen und Beamten in den Ländern. Im Rahmen meiner Beteiligung konnte ich noch die Aufnahme
der das Personalaktenrecht prägenden Grundsätze der
Vertraulichkeit (Personalaktengeheimnis) und der Zweckbindung von Personalaktendaten in den Gesetzentwurf erreichen. Ferner wird in der Begründung nunmehr auf
mein Betreiben hin aufgeführt, dass den Beamtinnen und
Beamten ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakte zusteht und dass unrichtige Inhalte aus der Personalakte zu
entfernen sind. Aus datenschutzrechtlicher Sicht grundlegend ist ferner, Beihilfeakten von der übrigen Personal-
akte getrennt zu führen und aufzubewahren. Das besondere Schutzbedürfnis der Beamtinnen und Beamten in
Bezug auf Beihilfevorgänge ergibt sich hier daraus, dass
sie im Beihilfeantrag und den beizufügenden Belegen
notwendigerweise Angaben über ihren Gesundheitszustand und den ihrer Familienangehörigen sowie die entsprechenden Heilbehandlungen offenbaren müssen. Diese
Angaben sind in besonders hohem Maße dem persönlichen Bereich zuzurechnen, was einen besonderen einheitlichen Vertraulichkeitsschutz – insbesondere auch gegenüber der übrigen Personalverwaltung – bei jedem
Dienstherren gleichermaßen notwendig macht.
Der weitere Fortgang dieses Gesetzgebungsverfahrens,
das im Berichtszeitraum noch nicht abgeschlossen war,
bleibt abzuwarten.
14.3
Automatisierte Personaldatenverarbeitung
Im Zusammenhang mit dem verstärkten Einsatz automatisierter Verfahren der Personaldatenverarbeitung in der
Bundesverwaltung werden mir immer wieder datenschutzrechtliche Fragen von grundsätzlicher Bedeutung
gestellt.
Der Einsatz automatisierter Verfahren in der Personalwirtschaft nimmt auch in der Bundesverwaltung weiter
zu. Neben Großverfahren (Personalinformations- und
Personalverwaltungssystemen) kommen computergestützte Verfahren auch in vielen anderen Bereichen des
Personalwesens zum Einsatz. Dies bleibt nicht ohne Folgen für den Datenschutz. Deshalb hat die Konferenz der
Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder eine
Handlungsempfehlung zum Datenschutz bei technikunterstützten Verfahren der Personal- und Haushaltsbewirtschaftung erarbeitet, die von meiner Website abgerufen
werden kann (http://www.bfdi.bund.de). Kern dieser
Handlungsempfehlung sind die im Kasten zu Nr. 14.3
wiedergegebenen „Allgemeinen datenschutzrechtlichen
Leitplanken“. Im Folgenden sollen einige der an mich herangetragenen Fragen näher erörtert werden:
Gleichstellungsbeauftragte und Personalvertretung:
Zugriffsrechte auf ein Personalinformationssystem
Bei der Einführung von Personalinformations-/Personalverwaltungssystemen taucht wiederholt die Frage auf, ob
bzw. ggf. in welchem Umfang der Gleichstellungsbeauftragten und dem Personalrat Zugriffsrechte im Rahmen
der elektronischen Personaldatenverarbeitung eingeräumt
werden können. Rechtsgrundlage für den Zugang der
Gleichstellungsbeauftragten zur Personalakte und damit
auch auf die automatisiert gespeicherten Personalaktendaten ist § 90 Abs. 3 Satz 2 BBG. Danach haben Gleichstellungsbeauftragte Zugang zu entscheidungsrelevanten
Teilen der Personalakte, soweit dies zur Wahrnehmung
ihrer Aufgaben erforderlich ist. Auch § 20 Abs. 1 Bundesgleichstellungsgesetz (BGleiG) räumt Gleichstellungsbeauftragten insofern ein Einsichtsrecht in die entscheidungsrelevanten Teile von Personalakten ein.
Welche Personalaktendaten dies konkret sind, muss – ggf.
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BfDI 21. Tätigkeitsbericht 2005-2006