Deutscher Bundestag – 14. Wahlperiode
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sätzlich nicht abgelegt werden. Nebenakten sind zu vernichten, sobald sie nicht mehr benötigt werden (vgl. BTDrs. 12/544 zu § 90 f Abs. 1 BBG, 3. Abs.).
In der Zentralregistratur der BA befinden sich ca. 50.000
Akten („Personalteilakte-N“) von Mitarbeitern, die nicht
bei der Hauptstelle beschäftigt sind. Sie enthalten Vorgänge, die Mitarbeiter betreffen und in der Hauptstelle angefallen sind (z. B. allgemeiner Schriftverkehr). Darüber
hinaus aber auch Unterlagen, die der Grundakte oder einer Teilakte zuzuordnen sind, wie Lebensläufe, Bewerbungsunterlagen p.p. Sie erfüllen weder die gesetzlichen
Vorgaben von Teil- noch die von Nebenakten.
Auch die zahllos vorhandenen BA-internen Stellenausschreibungsakten enthalten Unterlagen mit Personalaktenqualität (Lebensläufe, Zeugnisse, Darstellungen zum
beruflichen Werdegang usw.), obwohl die Stellenbesetzungen zum Teil seit Jahren abgeschlossen sind.
Die Personalaktenführung der BA habe ich insgesamt
gem. § 25 BDSG wegen Verstoßes gegen zahlreiche gesetzliche Vorgaben der §§ 90 bis 90f BBG beanstandet.
Die Verstöße wiegen um so schwerer, als eine Änderung
der dargestellten Praxis zwar immer wieder zugesagt, jedoch nicht umgesetzt wurde (vgl. 16. TB Nrn. 18.10.2 und
18.10.3 und 17. TB Nr. 18.2.5).
18.3.1.3 Personalaktenrichtlinie
In meinem 17. TB (Nr. 18.2.5) hatte ich u. a. kritisiert,
dass die BA ihre Personalakten immer noch nach internen Vorgaben aus dem Jahre 1989 führte, neue Regelungen, zwar immer wieder zugesagt, jedoch nicht erstellt
wurden. Dieser Kritik ist die BA mit der Neufassung ihrer Personalaktenrichtlinien vom Februar 1999 nachgekommen.
Die vorgefundene Personalaktenführung zeigt jedoch,
dass die Umstellung der Personalakten nach diesen
neuen Vorgaben lediglich dadurch vollzogen wurde,
dass der Aufdruck „Personalhauptakte“ mit einem Aufkleber, auf dem der Aufdruck „Personalgrundakte“ aufgebracht ist, überklebt wurde. Nach der gleichen Methode wurden die in der BA besonders umfangreichen
„Personalbeiakten“, in Teilakten (Teilakte A bis Teilakte
Z) umbenannt. Diese „Umstellung“ erfolgte sukzessive
durch Registratoren und ist mit den gesetzlichen Vorgaben nicht vereinbar. Beratungsgespräche mit der BA haben bereits stattgefunden und werden fortgesetzt.
Diese Praxis musste ich auch bei anderen Bundesbehörden feststellen. Personalaktenrichtlinien sind oft so
missverständlich formuliert, dass es als ausreichend angesehen wird, die bereits vorhandenen Personalunterlagen lediglich umzuetikettieren.
Es ist zu überlegen, inwieweit gemeinsam mit dem für
das öffentliche Dienstrecht zuständigen BMI Lösungen
– etwa in Form einer Muster-Personalaktenrichtlinie –
gefunden werden, die helfen, die gesetzlichen Vorgaben
zur Personalaktenführung endlich korrekt umzusetzen.
Drucksache 14/5555
18.3.2 Personalaktenführung in der Bundesfinanzverwaltung beanstandet
Nach Verabschiedung der Vorschriften zum Umgang mit
Personalaktendaten im Jahre 1992 kontrollierte ich die
Zulässigkeit der Führung von Personalnebenakten nach
§ 90 BBG bei nachgeordneten Dienststellen des BMF
(vgl. 14. TB Nr. 9.8). Seinerzeit bat ich das BMF,
schnellstmöglich eine einheitliche, datenschutzgerechte
Regelung zum Personalaktenrecht für den gesamten Geschäftsbereich in Kraft zu setzen, was im März 1998 dann
geschah. Im Berichtszeitraum kontrollierte ich diese
Regelung in einem Bundesvermögens- und einem Hauptzollamt.
Zur Kontrolle in einem Bundesvermögensamt:
Bei der Kontrolle eines Bundesvermögensamtes
musste ich feststellen, dass diese Richtlinie, bezogen
auf die dort geführten und von mir stichprobenartig geprüften Personalnebenakten der Beschäftigten, nicht
umgesetzt war. So enthielten die Personalnebenakten
u. a. Unterlagen, die zur rechtmäßigen Personalverwaltung des Bundesvermögensamtes nicht oder nicht
mehr erforderlich waren, also nach § 90f Abs. 2 BBG
bereits hätten vernichtet sein müssen, wie z. B. Krankmeldungen und Krankheitsangaben, sowie Unterlagen
über Erholungsurlaub ab dem Jahre 1978 oder solche
mit Informationen über andere Mitarbeiter.
Die in Personalnebenakten offen abgelegten Unterlagen mit Diagnoseangaben, etwa zu Erkrankungen von
Kindern der Beschäftigten, oder ein ärztliches Zeugnis
aus dem Jahre 1977 habe ich besonders bemängelt. Die
festgestellte Praxis verstieß in zahlreichen Punkten gegen die Regelungen der §§ 90 ff. BBG und stand darüber hinaus nicht im Einklang mit den Richtlinien des
BMF zum Personalaktenrecht. Ich habe diesen mangelhaften Umgang mit besonders schützenswerten Daten – Personalaktendaten – gegenüber dem BMF gem.
§ 25 Abs. 1 BDSG als Verstoß gegen die Regelungen
der §§ 90 ff. BBG beanstandet.
Zur Kontrolle eines Hauptzollamtes:
Bei der Prüfung von nach dem Zufallsprinzip ausgewählten Personalnebenakten musste ich leider auch
dort umfangreiche Verstöße gegen die §§ 90 ff BBG im
Umgang mit Personalaktendaten der Mitarbeiter feststellen. Darüber hinaus fand ich bei einem Sachgebietsleiter neben einer automatisiert geführten Personaldatei mit zahlreichen Personalaktendaten auch eine
nicht-automatisierte Personaldatei mit von ihm über jeden seiner Mitarbeiter angelegten Karteikarten. Beide
Dateien führte er zur seiner Verwendung als Fachvorgesetzter. Daneben waren bei ihm weitere Unterlagen
mit Personal-/Personalaktendaten, etwa Ablichtungen
vollständiger Beurteilungen seiner Mitarbeiter aus
früheren Jahren, vorhanden.
Die Führung von Vorgängen zu jedem Mitarbeiter ist
eine ausschließliche Aufgabe der Personalverwaltung.
Personalaktendaten sind in die Personalakte oder in die
Personalnebenakte aufzunehmen und dürfen in Da-