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4.1.6
Gebühren wegen Organisationsmängeln?
Nicht immer kann auf alle für die Beantwortung infrage kommenden Akten „auf Knopfdruck“ zugegriffen
werden. Beruht der Bearbeitungsaufwand nicht auf Organisationsmängeln, können dafür auch Gebühren
erhoben werden.
Eine Petentin hatte beim BMI Auskunft u. a. zu der Frage erbeten, in welchem Umfang die GIZ als Bundesunternehmen für das BMI für welche Projekte in den Jahren 2012, 2013 und 2014 Leistungen erbracht habe bzw.
erbringen sollte. Sie ging dabei davon aus, es handele sich hierbei um eine einfache und damit gebührenfreie
Auskunft. Für den Fall einer gebührenpflichtigen Antwort bat sie das BMI um eine Vorabinformation über die
Höhe der Kosten.
Das BMI erläuterte ihr daraufhin, unter welchen Voraussetzungen und in welcher Höhe innerhalb des Gebührenrahmens Gebühren erhoben werden. In welcher Höhe Gebühren und Auslagen im vorliegenden Fall tatsächlich anfallen würden, konnte das BMI ihr noch nicht abschließend mitteilen, da der konkrete Verwaltungsaufwand erst im Rahmen der Bearbeitung des Antrags festgestellt werden könne. Im weiteren Schriftverkehr wurde
ihr zwar erläutert, warum es sich vorliegend nicht um eine einfache (gebührenfreie) Auskunft handele; dies war
für die Petentin aber nicht nachvollziehbar. Sie sah sich durch die Gebührenerhebung in Ihren Rechten verletzt
und wandte sich an mich.
Dabei ging sie davon aus, bei der GIZ handele es sich um einen Auftragnehmer, der aus der Auftragnehmerdatei
und der BMI-Buchhaltung rasch und unkompliziert ermittelbar sein müsse. Zudem fordere sie keine Akten an,
sondern erbat eine summarische Information, die aus einer Projektdatenbank, wie sie bei vielen Bundesbehörden geführt werde, abgefragt werden könne. Über eine solche Datei verfügt das BMI aber nicht. Das Aktensystem orientiert sich an Sachaufgaben und nicht an Auftragnehmern. Hierzu führte das BMI aus: ,,Auch wenn
inzwischen viele Akten nicht mehr in Papierform, sondern in elektronischer Form geführt werden, sind die Zugriffsrechte für die einzelnen Organisationseinheiten genau definiert, um sicherzustellen, dass keine unbefugten
Zugriffe auf Akten erfolgen können. Ein Zugriff auf alle für die Beantwortung eines IFG-Antrages infrage
kommenden Akten „auf Knopfdruck“ ist daher leider nicht möglich. ... Wenn verschiedene Organisationseinheiten von einem Antrag betroffen sein könnten, müssen diese durch Abfrage ausfindig gemacht werden. So sind
auch in diesem Fall in mehreren Referaten Akten zu sichten ...“
Diese Ausführungen des Ministeriums konnte ich nachvollziehen und die Einschätzung, es handele sich
- entgegen der Auffassung der Petentin - nicht um eine einfache Auskunft, teilen. Eine unrichtige Sachbehandlung oder Organisationsmängel, die zu einer - vom Antragsteller nicht zu vertretenden - „Aufblähung“ von Gebühren führen, war vorliegend nicht feststellbar.
4.2
4.2.1
Auswärtiges Amt
Zur Information über Sitzungsteilnehmer
Müssen Sitzungsteilnehmer einwilligen, wenn ihre Namen mitgeteilt werden sollen?
In einem Fall ging es darum, ob das Auswärtige Amt (AA) die Namen von Konferenzteilnehmern der
deutsch-nigerianischen binationalen Kommission nennen muss. Die Fragen zu Terminen, Themen und Inhalten
der Sitzungen hatte das AA antragsgemäß beantwortet; die von ihm erbetene namentliche Nennung der teilnehmenden Personen jedoch mit Hinweis auf § 5 Absatz 1 IFG abgelehnt.