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gen. Ein wichtiges organisatorisches Thema ist dabei die richtige Steuerung von Bürgeranfragen und
IFG-Anträgen, auch weil sich mitunter - wie auch in anderen Bundesbehörden - Fragen bei der Abgrenzung von
IFG-Anträgen und Bürgeranfragen ergeben.
Das Justiziariat des Ministeriums hat regelmäßig aktualisierte, instruktive „Allgemeine Hinweise zur Umsetzung des IFG im BMAS“ entwickelt, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Intranet zur Verfügung stehen und auch Musterschreiben enthalten.
Die Durchsicht der Vorgänge bestätigte den in der bisherigen Kooperation und im ersten Teil des Beratungsund Kontrollbesuches gewonnenen, durchweg positiven Eindruck. Das BMAS bearbeitet IFG-Anträge zügig,
bürgerfreundlich und serviceorientiert. Trotz der dezentralen Bearbeitung ist eine einheitliche, effektive Umsetzung gewährleistet. Auch die Prüfung der Anwendung von Ausschlusstatbeständen ergab keinerlei Anlass für
Beanstandungen. Die Anwendung insbesondere der Ausnahmetatbestände zum Schutz laufender behördlicher
Kommunikations-, Beratungs- und Entscheidungsprozesse (§ 3 Nummer 3 Buchstabe b und § 4 IFG) war ein
wichtiges Thema bei der Beratung.
Auch wenn die begehrten Unterlagen im BMAS nicht vorhanden sind, was gar nicht so selten ein Grund für die
Ablehnung ist, versucht das Ministerium dem Antragsteller weiterzuhelfen. So z. B. in diesem Vorgang: Der
vom Antragsteller erbetene Erlass war im BMAS nicht vorhanden. Auch das Bundesarchiv, bei dem das BMAS
daraufhin nachfragte, hatte den Erlass nicht. Das BMAS klärte schließlich, bei welcher Stelle der Erlass vorlag
und teilt dem Antragsteller mit, an welche Stellen er sich wenden könne - eine insgesamt sehr bürgerfreundliche
Bearbeitung.
Bei einem Antrag musste das BMAS die Frage klären: Kann sich ein Petent die Form des Informationszugangs
selbst aussuchen? Ein Antragsteller hatte darum gebeten, ihm die begehrten Informationen nicht nur als
PDF-Dokument, sondern auch als Excel-Dokument zur Verfügung zu stellen. Obwohl § 1 Absatz 2 IFG ein
Wahlrecht des Antragstellers nur hinsichtlich der Art des Informationszugangs (Auskunft, Akteneinsicht oder
Informationszugang in sonstiger Weise wie z. B. durch Überlassung von Kopien oder elektronischer Übermittlung von Text- u. a. Dateien) gewährt und dabei kein explizites „Wahlrecht des Dateiformates“ vorsieht, hat das
BMAS der Bitte entsprochen und die Informationen als Excel-Dokument zur Verfügung gestellt, weil die Informationen auch in diesem gewünschten Format verfügbar waren.
Optimierungsmöglichkeiten habe ich dagegen insbesondere bei der Festsetzung von Gebühren und Vorschüssen
sowie bei der Information der Antragsteller über voraussichtlich längere Verfahrensdauer (Zwischennachricht)
gesehen.
In den Bescheiden fanden sich zwar regelmäßig Hinweise auf zu erhebende Gebühren, wenn feststand, dass eine
Stattgabe nicht gebührenfrei erfolgen konnte. Auch die Anwendung von § 2 Informationsgebührenverordnung,
der die Möglichkeit einer Gebührenbefreiung vorsieht, begegnete keinen Bedenken. Allerdings wurden bei der
Festlegung der Gebührenhöhe mitunter die Personalkostensätze für den ermittelten Zeitbedarf 1:1 angesetzt.
Zwar werden Gebühren und Auslagen nach Verwaltungsaufwand erhoben, müssen die Kosten der Verwaltung
aber nicht decken, da sie nach § 10 Absatz 2 IFG so zu bemessen sind, dass der Informationszugang wirksam in
Anspruch genommen werden kann. Gebühren dürfen somit nicht abschreckend wirken. Bei der Festsetzung der
Gebühr im Einzelfall sind der mit der Amtshandlung verbundene Verwaltungsaufwand, die Bedeutung, der
wirtschaftliche Wert oder der sonstige Nutzen der Amtshandlung für den Antragsteller sowie dessen wirtschaftliche Verhältnisse zu berücksichtigen. Bei der Festsetzung der aus dem Gebührenrahmen zu ermittelnden Gebühr steht der Behörde somit ein Ermessen zu.
In der Informationsgebührenverordnung sind Rahmensätze für die individuell zurechenbaren öffentlichen Leistungen nach dem IFG vorgesehen. Durch die Begrenzung der Gebühren auf maximal 500,00 Euro hat der Verordnungsgeber auf eine kostendeckende Gebührenerhebung in Fällen mit höherem Aufwand verzichtet. § 10
Absatz 2 IFG war aber nicht nur als abstrakte Regelung in der Informationsgebührenverordnung zu beachten,