– 53 –
Zur Frage nach der Vernichtung bzw. der Abgabe an das Bundesarchiv erhielt der Antragsteller folgende Erläuterung:
„Diese Unterlagen werden, soweit sie nicht mehr ständig benötigt werden, für die unmittelbare oder spätere
Abgabe an das Bundesarchiv - Abteilung Militärarchiv - ausgesondert. Eine Vernichtung erfolgt nicht durch das
BMVg. Im Bundesarchiv wird dann eine Bewertung zur Archivierung oder Vernichtung getroffen.“
Gerade dieser vergleichsweise „junge“, vom BMVg selbst beschiedene IFG-Antrag war in der zu Beginn des
Beratungs- und Kontrollbesuches zur Verfügung gestellten Übersicht der IFG-Vorgänge des Jahres 2013 nicht
enthalten und wurde erst bei einer ergänzenden stichprobenartigen Durchsicht der von einer Internetplattform
aufgelisteten Fälle gefunden und aufgegriffen.
Die Bewertung der IFG-Bearbeitung im BMVg steht somit wegen der Abgabe zahlreicher Einzelfälle an ausgelagerte Stellen und der unvollständigen Erfassung der vom BMVg bearbeiteten Fälle unter dem Vorbehalt der
eingeschränkten Erkenntnisgrundlage, die ein zuverlässiges, belastbares Bild der IFG-Praxis des BMVg leider
nicht ermöglichte.
Zum Verfahren ergaben sich danach folgende Feststellungen: Die erste Sichtung und die Abgrenzung von
IFG-Anträgen und Bürgeranfragen erfolgt durch das Referat „Internet, Öffentlichkeitsarbeit“. IFG-Anträge
werden federführend und eigenverantwortlich von den Fachreferaten des BMVg bearbeitet. Werden negative
Kompetenzkonflikte offensichtlich, soll das Organisationsreferat über die Federführung entscheiden.
Das Justiziariat begleitet die Bearbeitung der IFG-Anträge, berät die federführenden Fachreferate sofern gewünscht bei der Vorbereitung der Erstbescheide und bearbeitet Widersprüche und Klagen. Eine Liste laufender
Verfahren „unterhalb“ der Schwelle der Widerspruchs- und Klageverfahren wurde bisher offensichtlich jedoch
weder vom Organisationsreferat noch vom Justiziariat geführt. Die Jahrgangslisten wurden erst anlässlich der
Prüfungsvorbereitung erstellt.
Die Aktenführung der Fachreferate erfolgt fast nur elektronisch. Soweit ersichtlich, werden die IFG-Vorgänge
nur in der elektronischen Referats- oder Bearbeiterablage geführt. Vollständige Aktenzeichen wurden von den
Fachreferaten bisher zumeist nicht verwendet, sondern oftmals lediglich das „Referatskürzel“.
Eine effektive Verfahrenssteuerung sollte im Interesse der vom Gesetz gebotenen, zügigen Bearbeitung sichergestellt werden. Die fehlende zentrale Steuerung und Fristüberwachung und die Einschaltung des Organisationsreferates (erst) im Falle offensichtlicher, längere Zeit ungelöster negativer Kompetenzkonflikte führen zu vermeidbaren Zeitverlusten, wie der folgende, hier exemplarisch geschilderte Fall zeigt:
Am 1. März 2014 beantragte ein Petent per E-Mail die Übersendung von Informationen zu einem militärischen
Trainingszentrum. Trotz mehrfacher Nachfragen per E-Mail (u. a. vom 3. Mai 2014, 30. Juni 2014, 7. Juli 2014,
19. Juli 2014, 25. Juli 2014, 12. September 2014 und 4. Oktober 2014) erfolgte keine Bearbeitung. Am
16. November 2014 wandte sich der Petent an mich, da er sein Recht auf Informationszugang als verletzt ansah.
Meine Mitarbeiter haben das BMVg um kurzfristige Mitteilung des Sachstandes gebeten und den Vorgang im
Rahmen des Beratungs- und Kontrollbesuchs eingesehen. Wie sich dabei herausstellte, hatte kein Referat die
Federführung für die Bearbeitung des Antrages übernommen und es war auch keine Zuweisung durch das Organisationsreferat erfolgt. Der Vorgang war „schlicht versickert“. Das Justiziariat hat sich schließlich der Sache
angenommen und am 4. Dezember 2014 mitgeteilt, der Petent solle in der 50. KW 2014 einen Bescheid erhalten.
Soweit auf der oben beschriebenen, beschränkten Erkenntnisgrundlage ersichtlich, erschien in den von mir
durchgesehenen Fällen die Begründung für die Beschränkung bzw. den Ausschluss des Informationszuganges