Pendant cette phase s’instaure un dialogue constant avec le demandeur,
notamment par téléphone. Toutes diligences peuvent être faites et, entre
autres, des inspections.
Les plaintes, au nombre de une par jour en moyenne, concernent outre les
demandes peu sérieuses, au demeurant assez nombreuses, deux séries de
cas :
— ceux concernant des personnes victimes de disfonctionnements. Ex :
sommes d’argent qui devraient être versées par des banques, des
compagnies d’assurances ou administrations, les usagers ne parvenant pas à
obtenir satisfaction ;
— ceux concernant des personnes exerçant leur droit d’accès et obtenant des
réponses insuffisamment compréhensibles.
En ce qui concerne les demandes de licence, sauf lorsque le dossier est
transmis à la Commission, les décisions sont prises sous la double signature du
chef de service compétent (directeur général, chef de département ou de
section) et de l’expert chargé du dossier.
Copie de la décision est également adressée à l’attorney général qui peut
toujours déposer un recours (non juridictionnel) dans l’intérêt de la loi ou pour
des motifs d’ordre public, devant le ministre de la Justice.
c) Les procédures d’inspection
Elles sont mises en œuvre généralement dans les cas suivants :
— suite à une plainte ;
— à la demande d’un expert du département des licences : soit au cours d’une
instruction
de demande de licence ;
soit pour vérifier si
les
recommandations formulées lors de la décision d’autorisation ont bien été
respectées ;
— la Datainspection procède à des contrôles par sondage en choisissant
périodiquement un secteur d’activité pour y effectuer des investigations de
portée générale. Ce fut le cas, en 1979, pour les universités ;
— enfin, sur critère géographique, afin d’affirmer l’existence et la présence de
la Datainspection.
Quelle que soit l’origine des demandes d’inspection, celles-ci sont
soumises aux mêmes règles.
Les inspecteurs sont munis d’une carte professionnelle d’habilitation. Les
services informatiques sont généralement prévenus à l’avance sauf en cas
d’irrégularités graves (plaintes). Un avocat peut assister à l’inspection. (Deux
cas seulement ont été recensés).
L’inspecteur peut se faire délivrer tout document, entendre le personnel,
demander de « faire passer en machine » tout ou partie d’un fichier. Compte
tenu des circonstances de l’espèce, un inspecteur a été amené, dans un cas
particulier, à interroger le système hors la présence du personnel.
Sauf ce cas exceptionnel, les inspecteurs rencontrent le plus souvent une
franche coopération. Les intéressés ressentent généralement ces inspections
comme des réunions de travail destinées à améliorer les systèmes du point
de vue de la confidentialité, et non comme des menaces de procès en
puissance.
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