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Aussi la Commission invite-t-elle les services à définir une doctrine
claire et précise pour la gestion des caisses et sous-caisses ainsi que pour la
réalisation des contrôles et des arrêtés d’encaisse, et à adapter ses formulaires
d’arrêté d’encaisse en conséquence.
6. La persistance d’anomalies ponctuelles
Dans le cadre de ses contrôles sur place et sur pièces réalisés en 2018,
la CVFS a examiné de nombreuses pièces comptables. Si les fonds spéciaux
font globalement l’objet d’une gestion très rigoureuse, la Commission
continue néanmoins de relever un certain nombre d’anomalies ponctuelles.
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Des failles observées dans les processus d’anonymisation
Le secret est au cœur de la raison d’être des fonds spéciaux, et justifie
la mise en œuvre de procédures d’anonymisation rigoureuses. La plupart du
temps, l’absence d’anonymisation fait de facto tomber la justification du
recours aux fonds spéciaux.
Dans son rapport sur l’exercice 2016, la CVFS avait déjà révélé un
certain nombre de d’anomalies qui soulignaient aussi la situation inégale des
services en termes de capacités d’anonymisation.
Si des progrès ont été accomplis, des dysfonctionnements, certes
moins nombreux, persistent. La CVFS a en effet mis une nouvelle fois en
évidence le défaut d’anonymisation de certaines pièces justificatives établies
au nom de l’agent ou du service.
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***** les nombreux constats dressés par la CVFS soulignent la
difficulté à mettre en œuvre des procédures complètes d’anonymisation qui
peuvent être coûteuses à l’échelle d’un service ne manipulant pas un montant
élevé de fonds spéciaux. Il s’agit de cas d’achats sur Internet, d’achat de clef
d’activation, de réservation hôtelière pour lesquelles un numéro de carte
bancaire et une pièce d’identité sont exigés, du respect des règles légales
limitant le montant des paiements en espèces. Aussi, la CVFS recommande
que le Coordonnateur du renseignement et de la lutte contre le terrorisme
favorise les échanges d’expérience et de pratiques entre les services de la
communauté afin de faire bénéficier les « petits allocataires » de l’expérience
des utilisateurs les plus aguerris dans l’utilisation des fonds spéciaux
(Recommandation générale n° 6).