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Anlage 28 (zu Nr. 21.4)
Rundschreiben des Bundesbeauftragten für den Datenschutz an die Obersten Bundesbehörden
vom 17. September 2002, Az. III – 460 – 1/20:
Abschottung der Beihilfestelle gegenüber der Personalverwaltung
In der Vergangenheit habe ich mich mehrfach zur Bearbeitung von Beihilfen sowie zur Abschottung der Beihilfebearbeitung von der übrigen Personalverwaltung geäußert; vgl.
15. Tätigkeitsbericht, Abschnitt 9.5.2.1; 16. Tätigkeitsbericht, Abschnitt 23.4.3; 17. Tätigkeitsbericht, Abschnitt 18.5; 18.
Tätigkeitsbericht, Abschnitt 18.5.1.
auf Artikel 8 der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24.10.1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr und auf § 3 Abs. 9 BDSG
in der seit 23. Mai 2001 geltenden Fassung darf ich ausdrücklich hinweisen.
Bei der Bearbeitung von Einzeleingaben habe ich festgestellt,
dass Probleme bei der Abschottung der Beihilfebearbeitung
dadurch entstehen können, dass in einer Organisationseinheit
sowohl Beihilfen als auch die übrigen Personalausgaben bearbeitet werden. Derartige Probleme treten auch auf, wenn innerhalb einer Organisationseinheit bestimmte Mitarbeiter
ausschließlich mit der Beihilfebearbeitung betraut sind.
Aus den vorgenannten Gründen halte ich eine strikte Abschottung der Beihilfebearbeitung von der gesamten übrigen Personalverwaltung – also auch von der Bearbeitung
der sonstigen Personalausgaben – für dringend erforderlich.
In § 90a BBG sind folgende Regelungen zum Umgang mit
Beihilfeakten getroffen worden:
a)
– Unterlagen über Beihilfen sind stets als Teilakte zu führen.
– Diese Teilakte ist von der übrigen Personalakte getrennt
aufzubewahren.
– Die Beihilfeakte soll in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet
werden.
– Zugang zur Beihilfeakte sollen nur Beschäftigte dieser
Organisationseinheit haben.
– Die Beihilfeakte darf für andere als für Beihilfezwecke
nur verwendet oder weitergegeben werden, wenn der Beihilfeberechtigte und der bei der Beihilfegewährung berücksichtigte Angehörige im Einzelfall einwilligt, die
Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang
mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder
gerichtlichen Verfahrens dies erfordert oder soweit es zur
Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl, einer
sonst unmittelbar drohenden Gefahr für die öffentliche
Sicherheit oder einer schwerwiegenden Beeinträchtigung
der Rechte einer anderen Person erforderlich ist.
Eine Einengung des Begriffs „übrige Personalverwaltung“,
wie sie in der Begründung zu § 90a BBG enthalten ist (Personalverwaltung im engeren Sinn) kann im Hinblick auf die
neueren Regelungen zum Umgang mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten nicht vorgenommen werden;
Folgende organisatorische Lösungen könnten dabei getroffen werden:
Die Beihilfebearbeitung wird von einer Stelle außerhalb der Personalverwaltung der Behörde wahrgenommen.
b) Die Beihilfebearbeitung für die Beschäftigten wird einer
anderen Behörde übertragen, die die Aufgabenerledigung ggf. für mehrere Behörden zentral, einheitlich und
dadurch möglicherweise sogar ökonomischer wahrnimmt.
Beide Lösungen halte ich für datenschutzgerecht. Soweit
mir bekannt ist, ist die Bearbeitung von Beihilfen bereits
von einzelnen Bundesbehörden auf andere Bundesbehörden
übertragen worden.
Über meine Auffassung zur Beihilfebearbeitung werde ich
auch in meinem 19. Tätigkeitsbericht berichten.
In diesem Zusammenhang weise ich vorsorglich darauf hin,
dass Beihilfedaten nach § 90g Abs. 2 BBG automatisiert nur
im Rahmen ihrer Zweckbestimmung und nur von den übrigen Personaldateien technisch und organisatorisch getrennt
verarbeitet und genutzt werden dürfen.
Ich würde es begrüßen, wenn Sie die Organisation der Beihilfebehörde in Ihrem Geschäftsbereich unter Berücksichtigung meiner Auffassung überprüfen und – falls erforderlich –
entsprechend ändern würden.
Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie die Behörden Ihres Geschäftsbereichs sowie die Ihrer Rechtsaufsicht unterliegenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts unterrichten würden.
BfD 19. Tätigkeitsbericht 2001–2002