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So genannte „Restakten“ oder auch „Ruhestandsakten“ über
einzelne Beamte enthielten umfangreiche Personalaktendaten, wie z. B. arbeitsmedizinische Bescheinigungen, Abwesenheitsunterlagen, Schriftverkehr über Reaktivierungswünsche, Schriftwechsel mit dem Petitionsausschuss des
Deutschen Bundestages sowie weitere Kopien aus der Personalgrundakte. Nach den Vorgaben des BMVg werden die
Personalakten von Ruhestandsbeamten mit der Versetzung
in den Ruhestand an die für die Versorgung zuständige
Wehrbereichsverwaltung abgegeben. Ich halte es für grundsätzlich ausreichend, wenn die Dienststelle, bei der die Personalakte zuletzt geführt wurde, lediglich noch das Schreiben behält, das die Abgabe der Personalakte dokumentiert.
Eine Aufbewahrung weiterer Unterlagen ist für die Aufgabenerfüllung der ehemaligen Dienststelle nicht mehr erforderlich und damit unzulässig.
Die zahlreichen Verstöße gegen die gesetzlichen Vorgaben
der §§ 90 ff. BBG habe ich gemäß § 25 Abs. 1 BDSG beanstandet. Das BMVg hat mir eine Beseitigung der festgestellten Mängel versichert und eine Prüfung der Personalaktenrichtlinie auf missverständliche Regelungen zugesagt. Ich
werde zu gegebener Zeit das Ergebnis der Umsetzung erneut überprüfen.
21.2.3.3 Personalaktenführung in der Bundesanstalt für Arbeit soll jetzt den gesetzlichen Vorgaben angepasst werden
In meinem letzten Tätigkeitsbericht (Nr. 18.3) habe ich über
zahlreiche schwerwiegende Verstöße bei der Personalaktenführung in der Hauptstelle der Bundesanstalt für Arbeit (BA)
berichtet. Nachdem sich die BA in der zurückliegenden Zeit
nur langsam bereit erklärt hatte, meinen Anregungen und
Forderungen zu folgen, wurde in mehreren Beratungsgesprächen, an denen zuletzt auch das Bundesministerium für
Wirtschaft und Arbeit als Rechtsaufsicht beteiligt war, nunmehr vereinbart, meine Forderungen in vollem Umfang umzusetzen. Meinen Mitarbeitern wurde auch zugesagt, die
bisher aufgrund der umfangreichen organisatorischen Veränderungen nicht erfolgte Stellungnahme zu meiner damaligen Beanstandung nunmehr kurzfristig nachzureichen.
Die BA wird ein Personalentwicklungskonzept erstellen.
Die damit zusammenhängenden Personalmaßnahmen werden es erforderlich machen, alle Personalakten in einem
Zeitraum von fünf Jahren „zu bewegen“, was eine günstige
Gelegenheit für die geforderte Umstellung darstellt. Dabei
soll auch ein System entwickelt werden, das einen Überblick über die jeweilige Zahl der umgestellten Personalakten ermöglicht. Für die Umstellung aller ca. 100 000 Personalakten wird nach Darstellung der BA ein Zeitraum von
etwa fünf Jahren benötigt.
Ich werde die Umstellung der Personalakten auf dieser
Grundlage weiter im Auge behalten und mich anhand der
dargelegten Konzepte über den weiteren Fortgang unterrichten lassen.
21.3
Automatisierte Personaldatenverarbeitung
21.3.1
Moderne Technik erobert Personalstellen
Die Tätigkeit in den Personalabteilungen der Bundesbehörden wird zunehmend durch den Einsatz von immer leis-
BfD 19. Tätigkeitsbericht 2001–2002
tungsfähigerer Informations- und Kommunikationstechnologie geprägt, mit deren Unterstützung Mitarbeiterdaten für
Zwecke der Personalverwaltung/-wirtschaft automatisiert
verarbeitet werden. Der Trend, völlig neue Systeme zu entwickeln oder Alt-Systeme neuer Technik anzupassen oder
durch neue Programme zu ersetzen, hat sich im Berichtszeitraum fortgesetzt.
Neben Kontrollen der automatisierten Personaldatenverarbeitung (vgl. hierzu Nr. 21.3.4) habe ich Ministerien und
Bundesbehörden verstärkt umfassend zu den hierbei zu beachtenden gesetzlichen Vorgaben beraten. Durch die mit
den Bundesbehörden konstruktiv geführten Gespräche ist es
mir möglich, schon frühzeitig die besonderen datenschutzrechtlichen Anforderungen an solche Systeme in der Entwicklungs- bzw. Einführungsphase einzubringen. Meine
Hinweise und Empfehlungen richten sich u. a. auf die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben der §§ 90 ff. Bundesbeamtengesetz (BBG), insbesondere § 90g BBG in der Praxis, auf Datenumfang, Zugriffsrechte, Protokollierungen,
Auswertungsmöglichkeiten, Löschungsregelungen, Ausschluss einer Verhaltens- und Leistungskontrolle, technischorganisatorische Maßnahmen und den Inhalt von Dienstvereinbarungen oder -anweisungen hierzu.
Neben der Beratung zu sonstigen Verfahren automatisierter
Verarbeitungen, etwa zur Durchführung der gleitenden Arbeitszeit (vgl. hierzu Nr. 21.3.3) oder zur Beihilfebearbeitung,
liegt der Schwerpunkt bei den sehr komplexen Personalinformations-/Personalverwaltungssystemen. Insbesondere vor
dem Hintergrund, dass in der Bundesverwaltung kein einheitliches System existiert oder entwickelt wird, ist die aus
datenschutzrechtlicher Sicht zu begrüßende Beratung sehr
zeitintensiv und erstreckt sich oftmals über mehrere Jahre.
Beispiele für solche sich in der Entwicklung befindenden
Systeme sind das Personalverwaltungssystem für die Bundesverwaltung für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen sowie das IT-unterstützte Personalmanagementsystem der
BfA. Die Beratungen zu beiden Systemen, die auf der Basis
der Standardsoftware SAP R/3HR arbeiten (s. hierzu 18. TB
Nr. 8.6.4), dauert an.
Zahlreiche Fragestellungen, die an mich herangetragen werden, betreffen darüber hinaus auch die Verarbeitung von
Mitarbeiterdaten im Zusammenhang mit dem Einsatz sonstiger moderner Informationstechnologien wie Internet, Intranet, E-Mail, Telearbeit, Kosten- und Leistungsrechnung
oder Telefondatenverarbeitung. Hierbei ist insbesondere der
Ausschluss einer unzulässigen Verhaltens- und/oder Leistungskontrolle der Mitarbeiter von Bedeutung.
21.3.2
Travel-Management-System verbessert
Dienstreisewesen
Im Berichtszeitraum hat das BMI zur Optimierung des
Dienstreisewesens ein Travel-Management-System (TMS)
eingeführt, mit dem der Prozess der Reiseabwicklung weitgehend elektronisch unterstützt wird. Hierbei werden personenbezogene Daten der Beschäftigten, die bei der Vorbereitung, Genehmigung, Durchführung und Abrechnung von
Dienstreisen im TMS entstehen, nicht nur vom BMI und
den Behörden des Geschäftsbereiches, sondern auch von
den beteiligten Wirtschaftsunternehmen (etwa Reisebüro,
Kreditkartenunternehmen, Fluggesellschaften) als ausge-