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u. a. Nierensteine, Rückenprobleme“, „Atemnot, Allergie,
Arzt anrufen“, „Rehaklinik Schwarzwald, Telefonnummer
...., Operation vor fünf Wochen“, „Kalkablagerungen, sieben
Schleimbeutel, Entzündung Schultergelenk“, „hat Herzklappenfehler“, „gerüchteweise: strebt Dienstunfähigkeit an“.
Anhand der Aufzeichnungen wurde entschieden, welcher
Mitarbeiter zu einem Mitarbeitergespräch eingeladen werden
sollte. Zur weiteren Vorbereitung eines solchen Mitarbeitergespräches hat die Fachabteilung dann die entsprechenden
Personalakten hinzugezogen und auszugsweise für das zu
führende Gespräch fotokopiert. In den Unterlagen der Fachabteilung fanden sich u. a. Kopien eines vollständigen ärztlichen Gutachtens des zuständigen Betriebsarztes mit medizinischen Befunden und Diagnosedaten sowie die Meldung
eines Arbeits- oder Dienstunfalles an die Unfallkasse Post
und Telekom mit sensiblen personenbezogenen Daten, wie
z. B. die Art der Verletzung eines Mitarbeiters. Darüber hinaus fanden sich im Büro der Fachabteilung auch Ordner mit
entsprechenden Unterlagen aus Vorjahren.
Nach einem auf der beschriebenen Basis durchgeführten
Mitarbeitergespräch wurde dessen Inhalt in einem Vermerk
festgehalten und zur Personalakte verfügt. Die Vermerke
wurden als Zweitschrift auch in der Fachabteilung der Niederlassung verwahrt und enthielten ebenfalls Angaben über
Erkrankungen, (z. B. „Nervenentzündung“, „Knorpelschaden
an den Knien“, „Thrombose linkes Bein“). Teilweise wurden sie auch per E-Mail über einen großen Verteiler (wie z.
B. an weitere Fachabteilungen bis zur dortigen Sachbearbeiterebene, an Fachvorgesetzte in den Zustellstützpunkten der
Postzusteller sowie an den Betriebsrat) versandt und von
den jeweiligen Empfängern ebenfalls wieder per E-Mail an
weitere Personen verschickt, sodass – unabhängig von der
rechtlichen Zulässigkeit – im Nachhinein nicht mehr nachzuvollziehen war, wer über die Vermerke mit solch sensiblen Personalaktendaten verfügt bzw. davon Kenntnis erhalten hat.
Diese Erhebung von Krankheitsdaten habe ich hinsichtlich
der Beamten als unzulässig gemäß § 90 Abs. 3 und 4 Bundesbeamtengesetz (BBG) bewertet; hinsichtlich der anderen
Arbeitnehmer verstößt sie gegen den Grundsatz von Treu
und Glauben (§ 12 Abs. 4, § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und
Satz 2 BDSG). Die Abfrage von Krankheitsdaten beim Betroffenen selbst steht mit dem Fragerecht des Arbeitgebers
nicht in Einklang. Dies muss erst recht für die Datenerhebung bei Dritten (Ärzten, Kliniken etc.) gelten. Zur Erhebung von Diagnosedaten durch Arbeitgeber habe ich mich
bereits in meinem 15. TB (Nr. 9.3.2) geäußert.
Der Zugang zu den Personalakten durch die Vorgesetzten einer Fachabteilung stellt auch einen Verstoß gegen § 90 Abs.
3 BBG dar, der den Zugang zur Personalakte nur für Beschäftigte zulässt, die im Rahmen der Personalverwaltung
mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist. Die
von den Mitarbeitern erbetene Schweigepflichtentbindungserklärung für die sie behandelnden Ärzte verstößt gegen die
Vorgaben des § 90 Abs. 4 i. V. m. §§ 46a, 42 Abs. 1 Satz 3
BBG hinsichtlich der Beamten und gegen die §§ 13 Abs. 1,
12 Abs. 4 i. V. m. § 28 Abs. 1 Satz 2 BDSG hinsichtlich der
weiteren Arbeitnehmer. Die Versendung der Vermerke über
die geführten Mitarbeitergespräche per E-Mail an Unbe-
fugte habe ich als eine Verletzung des Personalaktengeheimnisses (§ 90 Abs. 1 Satz 3, Abs. 3 BBG) bewertet
und die zahlreichen Verstöße insgesamt gemäß § 25 Abs. 1
BDSG beanstandet.
Nach einem anschließenden Schriftwechsel sowie zahlreichen, ergänzenden mündlichen Erörterungen hat die Deutsche Post AG nunmehr mitgeteilt, dass die vorgenannten
Mängel abgestellt worden sind und die Befugnisse von
Fachabteilungsleitern hinsichtlich der Wahrnehmung von
Aufgaben der Personalverwaltung klar geregelt werden. Ein
erfreulicher Abschluss nach langen Mühen.
21.2.3.2 Wehrbereichsverwaltung: Gesetzliche
Vorgaben zur Personalaktenführung
ignoriert
Meine Kontrollen im vorherigen Berichtszeitraum haben
mich veranlasst, bei weiteren großen Behörden der Bundesverwaltung die Führung von Personalakten zu überprüfen.
Das BMVg hat die mit dem Neunten Gesetz zur Änderung
dienstrechtlicher Vorschriften zum 1. Januar 1993 in Kraft
getretenen umfassenden Neuregelungen zur Form und zum
Inhalt von Personalakten für seinen Zuständigkeitsbereich
bereits im Dezember 1993 in eine Personalaktenrichtlinie
umgesetzt.
Das Beispiel einer von mir kontrollierten Wehrbereichsverwaltung zeigt, dass auch hier die Umsetzung der gesetzlichen Regelungen des Bundesbeamtengesetzes (§§ 90 ff.
BBG) offenbar große Schwierigkeiten bereitet (vgl. auch
Nr. 21.2.1). Bemerkenswert war allerdings, dass die Umstellung der Personalakten der Arbeitnehmer und Angestellten
in der Wehrbereichsverwaltung durch die jeweiligen Personalsachbearbeiter bereits erfolgt war. Für die Personalaktenführung der Tarifkräfte hat das BMVg in der o. a. Personalaktenrichtlinie die §§ 90 ff. BBG für entsprechend
anwendbar erklärt. Im Einzelnen festgestellte Mängel, wie
z. B. in der Personalakte abgelegte z. T. sehr alte Auskünfte
aus dem Bundeszentralregister, wurden noch vor Ort aus der
Personalakte entfernt und deren Beseitigung auch aus anderen Personalakten zugesagt.
Die Führung der Personalakten der Beamten entsprach dagegen in keinem der geprüften Fälle den gesetzlichen Vorgaben bzw. der Personalaktenrichtlinie des BMVg. Meine
Feststellungen gleichen weitgehend den ausführlichen Darstellungen in meinem letzten Tätigkeitsbericht (s. 18. TB
Nr. 18.3). Zum Beispiel:
– Unvollständige Inhaltsverzeichnisse (§ 90 Abs. 2 Satz 4
BBG),
– Personalaktendaten mehrerer Mitarbeiter in einer Personalakte (§ 90 Abs. 1 Satz 1, 2. Halbsatz BBG),
– Ablage von allgemeinem Schriftverkehr (§ 90 Abs. 1
Satz 2, 2. Halbsatz BBG).
Auch die Führung der eingesehenen Teilakten hatte erhebliche Mängel. So wurden als so genannte „Vorakten“ Personalakten aus früheren Verwendungen bei anderen Dienststellen des BMVg geführt und die eingesehenen Teilakten
„Abwesenheit“ enthielten Unterlagen, wie z. B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Urlaubsbewilligungen und
weitere Unterlagen, die lückenlos alle Abwesenheiten von
Beginn des Beschäftigungsverhältnisses bis zum Kontrollzeitpunkt belegten.
BfD 19. Tätigkeitsbericht 2001–2002