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von Genomanalysen oder ähnliche Unterlagen verlangt
werden, wenn sie den Rahmen des Befragungsrechts des
Arbeitgebers überschreiten.
– Die strikte Zweckbindung der erhobenen Daten muss gesetzlich verankert werden. Personenbezogene Arbeitnehmerdaten dürfen nur für den Zweck, für den sie erhoben
worden sind, verwendet werden. Daten, die für diesen
Zweck nicht mehr erforderlich sind, sind zu löschen.
– Die Schaffung von Persönlichkeitsprofilen der Arbeitnehmer muss grundsätzlich verboten sein.
– Aus Gründen der Transparenz sind Arbeitnehmer umfassend darüber zu informieren, welche Daten zu welcher
Zeit, auf welche Weise und zu welchem Zweck über sie
erhoben sowie in welcher Art und Weise ausgewertet
werden. Dies muss umfassende Auskunfts- und Einsichtsrechte des Arbeitnehmers einschließen.
– Die Mitbestimmungsrechte von Betriebs- und Personalräten bei der Einführung, Anwendung und bei wesentlichen Änderungen automatisierter Dateien mit personenbezogenen Daten für Zwecke der Personalverwaltung
müssen gestärkt werden.
Das Gesetz muss auch Regelungen zur Nutzung von E-Mail
und Internetdiensten am Arbeitsplatz enthalten (s. o.
Nr. 11.16).
21.2
Personalakten: Es besteht immer noch
Handlungsbedarf
21.2.1
Personalaktenführung, Personalaktenrichtlinien
Durch das Neunte Gesetz zur Änderung dienstrechtlicher
Vorschriften vom 11. Juni 1992 sind mit Wirkung vom 1.
Januar 1993 Regelungen für die Personalakten geschaffen
worden. Bei Kontrollen und Beratungsbesuchen musste ich
jedoch immer wieder feststellen, dass bei vielen Behörden
den Regelungen der §§ 90 ff. Bundesbeamtengesetz nicht
im vollem Umfange Rechnung getragen wird. Zur Personalaktenführung habe ich mich in meinen Tätigkeitsberichten mehrfach geäußert (s. 18. TB Nr. 18.3). Mit Schreiben
vom 23. November 2001 habe ich daher das Bundesministerium des Innern (BMI) hierauf hingewiesen und gebeten,
zur Verbesserung der Personalaktenführung eine „MusterPersonalaktenrichtlinie“ für die Bundesverwaltung zu erarbeiten.
Das BMI hat dazu mit Schreiben vom 30. Januar 2002 mitgeteilt, dass es angesichts der detaillierten und erschöpfenden Regelungen des Personalaktenrechts im Bundesbeamtengesetz meiner Forderung nicht entsprechen kann.
Dies bedauere ich. Allerdings begrüße ich es, dass das BMI
mit Rundschreiben vom 30. Januar 2002 (s. Anlage 27) die
Obersten Bundesbehörden auf die in meinen letzten Tätigkeitsberichten angeführten Vollzugsdefizite im Bereich des
Personalaktenrechts hingewiesen hat. Das BMI hat in diesem Rundschreiben mehrere wiederholt verletzte Regeln
der Personalaktenführung sowie insbesondere auch die Bereinigung von Personalakten und die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen angesprochen.
Bei künftigen Beratungs- und Kontrollbesuchen werde ich
mein besonderes Augenmerk auf die Führung der Personal-
BfD 19. Tätigkeitsbericht 2001–2002
akten, insbesondere auch auf die Behandlung der so genannten „Vorakten“, legen.
21.2.2
Dürfen behördliche Datenschutzbeauftragte und Gleichstellungsbeauftragte Personalakten einsehen?
Im Berichtszeitraum bin ich mehrfach darauf angesprochen
worden, ob behördliche Datenschutzbeauftragte und Gleichstellungsbeauftragte ein Recht auf Einsicht in Personalakten
haben.
Nach In-Kraft-Treten des Änderungsgesetzes zum BDSG
am 23. Mai 2001 sind durch § 4f BDSG behördliche Datenschutzbeauftragte bei Bundesbehörden nunmehr zwingend
vorgeschrieben (s. o. Nr. 3.2.5). Nach § 4g BDSG hat der
behördliche Datenschutzbeauftragte auf die Einhaltung des
BDSG und anderer Vorschriften über den Datenschutz hinzuwirken; zu diesen Vorschriften gehören auch die §§ 90 bis
90g Bundesbeamtengesetz, in denen der Umgang mit Personalakten geregelt ist. Aufgrund der neuen Rechtslage hat der
behördliche Datenschutzbeauftragte nunmehr ein Recht auf
Einsicht in Personalakten; dies erstreckt sich auch auf die
Einsichtnahme in Personaldateien, in denen Personalaktendaten gespeichert sind.
Um den Interessen der Beschäftigten gerecht zu werden,
sollte der behördliche Datenschutzbeauftragte von der Einsichtnahme absehen, wenn der Beschäftigte ihm gegenüber
der Einsichtnahme widersprochen hat; dies entspricht meiner Praxis bei der Kontrolle von Personalakten.
Die Gleichstellungsbeauftragte gehört nach § 18 Abs. 1 des
Gleichstellungsgesetzes der Personalverwaltung an. Im
Rahmen dieser Aufgabe hat die Gleichstellungsbeauftragte
ein Recht auf Einsicht in die Personalakten, soweit dies zur
Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich ist; auf die Begründung zu dem Entwurf des Gleichstellungsgesetzes
(Bundestagsdrucksache 14/5679) wird hingewiesen.
21.2.3
Feststellungen aus Datenschutzkontrollen
21.2.3.1 Diagnosedaten zur Vorbereitung
von Mitarbeitergesprächen
bei der Deutschen Post AG
Durch mehrere Eingaben bin ich darauf aufmerksam geworden, dass die Deutsche Post AG über erkrankte Mitarbeiter
Diagnosedaten zur Vorbereitung von Personalmaßnahmen
erhebt, verarbeitet und nutzt. Bei der datenschutzrechtlichen
Kontrolle einer Niederlassung habe ich in diesem Zusammenhang folgendes feststellen müssen:
Bei der Niederlassung wurden „fürsorgliche Mitarbeitergespräche“ mit erkrankten Mitarbeitern (hauptsächlich Postzustellern) durch Fachvorgesetzte geführt. Zur Vorbereitung
dieser Gespräche wurden erkrankte Mitarbeiter von der
Fachabteilung der Niederlassung teilweise zu Hause angerufen und zu ihrer Erkrankung befragt. Manche Mitarbeiter
wurden auch bedrängt, die sie behandelnden Ärzte von der
ärztlichen Schweigepflicht zu entbinden, um „sich unmittelbar mit dem Arzt über die gesundheitlichen Probleme zu
unterhalten“. Die so zusammengetragenen Diagnosedaten
wurden schriftlich festgehalten. In den vorgefundenen Unterlagen fanden sich u. a. folgende Vermerke, die Aussagen
zur gesundheitlichen Situation enthielten: „Krankenhaus: