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Nach meiner Einschätzung kann die Anbindung der Zulassungsstellen an das KBA auch durch neue Übertragungstechniken datenschutzgerecht realisiert werden. So
können beispielsweise die Sicherheitsanforderungen bei
der Nutzung des TESTA-Verwaltungsnetzes erfüllt werden. Dagegen sind Festlegungen auf bestimmte Datenübertragungstechniken nicht notwendig und aus wirtschaftlichen und technischen Gründen oft nicht sinnvoll.
Die Verantwortlichkeit des KBA für die sichere Anbindung der Zulassungsstellen endet entgegen der bisherigen
Lösung dann bei der Übergabe der Daten an die jeweiligen Landesnetze/kommunalen Verbundnetze. Ich habe
dem KBA empfohlen, einen Anforderungskatalog zur
Datensicherheit für die Anwendungen zu erstellen und
Regelungen zur IT-Sicherheit in den angeschlossenen
Netzen und in den Zulassungsstellen (z. B. zur Verwendung von Zertifikaten) mit den Ländern abzustimmen.
Die neue Übertragungstechnik führt auch zu Veränderungen bei der Datenschutzaufsicht. Während ich für das
KBA zuständig bin, sind für den übrigen Bereich die jeweiligen Landesdatenschutzbeauftragten verantwortlich.
Um eine einheitliche Regelung auch auf der Ebene der
Datenschutzaufsicht zu erreichen, muss die Thematik im
Arbeitskreis Technik der Datenschutzkonferenz weiter
behandelt werden.
23
Auswärtige Angelegenheiten
23.1
Gefangenenbetreuung im Ausland
Das Auswärtige Amt hat umgehend auf Mängel bei der
Aktenführung in der Konsularabteilung einer Botschaft
reagiert.
Nach § 7 Konsulargesetz sollen Konsularbeamte in deutschen Auslandsvertretungen deutsche Untersuchungsund Strafgefangene auf deren Verlangen betreuen und ihnen insbesondere Rechtsschutz vermitteln.
Anlässlich einer Eingabe habe ich mir in der Rechts- und
Konsularabteilung einer Botschaft die Bearbeitung von
Betreuungsfällen inhaftierter deutscher Staatsbürger angesehen. Entgegen früherer Erfahrung stellte ich fest,
dass ärztliche Unterlagen in den Haftakten in verschlossenen Umschlägen abgeheftet werden. In den in der Registratur befindlichen Unterlagen ehemaliger Inhaftierter sowie in den im Archiv im Keller befindlichen Haftakten
war dies allerdings noch nicht der Fall. In einigen Haftakten befanden sich Informationen, die Dritte betrafen und
die für die Bearbeitung des Haftfalles nicht erforderlich
waren.
Das AA hat auf meine Prüfmitteilungen umgehend reagiert und einen detaillierten Runderlass für die Auslandsvertretungen unter meiner Beteiligung erarbeitet. Neben
Grundsätzen der Aktenführung werden auch spezielle
Probleme wie die Behandlung ärztlicher Gutachten, die
Übergabe von Schriftstücken Dritter an den Inhaftierten,
private Schriftstücke der Inhaftierten, die Dokumentation
der Haftfälle, Listen von Inhaftierten und ehemals Inhaftierten datenschutzkonform geregelt.
23.2
Fehlende Diskretionszonen und
Hinweisschilder in Auslandsvertretungen
Zur verbesserten Kommunikation zwischen Bürgern und
Bediensteten der Auslandsvertretungen müssen auch Diskretionsschalter vorgesehen werden.
Mehrere Petenten fühlten sich beim Vorbringen ihres Anliegens durch die Behandlung in den Konsulaten und Botschaften in ihren Rechten verletzt. Den Schilderungen zu
Folge erfolgte die Kommunikation mit den Bediensteten
durch eine dicke Glasscheibe. In einem Fall wurde eine
Lautsprecheranlage verwendet. Die Petenten waren gezwungen, ihr Anliegen entweder über die Lautsprecheranlage vorzutragen oder aber wegen der Glasscheibe sehr
laut zu sprechen, um vom Personal verstanden zu werden,
so dass alle in dem Raum anwesenden Personen den Inhalt des persönlichen Gesprächs mithören konnten. Getrennte Diskretionsschalter waren entweder nicht vorhanden oder die Petenten wurden nicht über diese
Nutzungsmöglichkeit informiert.
Ich habe die Vorgänge zum Anlass genommen, das AA
darauf hinzuweisen, dass durch Hinweisschilder die
Möglichkeit der diskreten Bearbeitung einer Angelegenheit deutlich angezeigt wird. Derartige Diskretionsschilder sind in anderen Bereichen der Bundesverwaltung bereits üblich und haben sich bewährt. Das AA hat die
Einrichtung von Diskretionsschaltern, soweit noch nicht
vorhanden, zugesagt, und die zügige Umsetzung meiner
Empfehlung per Erlass verfügt.
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Bildung und Forschung
24.1
BAföG-Abgleich – gibt es den gläsernen
Studenten?
Um Fälle des Leistungsmissbrauchs bei BAföG aufzudecken, haben die Ämter für Ausbildungsförderung dem
Bundesamt für Finanzen Angaben der Auszubildenden im
Wege des automatisierten Datenabgleichs übermittelt.
Wegen dieser rechtlich problematischen Praxis hat der
Gesetzgeber auf meine Initiative hin eine eindeutige
Rechtsgrundlage geschaffen.
Beim Antrag auf Ausbildungsförderung nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) müssen die
Antragsteller Angaben zu ihrem Vermögen machen. Weil
es den Ämtern für Ausbildungsförderung (im folgenden
BAföG-Ämter) in aller Regel aufgrund der Angaben im
Antragsformular nicht möglich ist, Verdachtsfälle aufzudecken, übermitteln sie dem Bundesamt für Finanzen
(BfF) den Namen und andere unmittelbar identifizierende
Daten derjenigen Personen, die Leistungen nach dem
BAföG erhalten, im Wege des automatisierten Datenabgleichs. Das BfF gleicht diese Angaben mit den vorhandenen Daten über die Höhe der gemäß Freistellungsauftrag tatsächlich in Anspruch genommenen Freistellung
von der Zinsabschlagsteuer ab und unterrichtet in den
Trefferfällen über den Betrag. Aufgrund der Rückmeldungen klären die BAföG-Ämter, ob die vom BfF mitgeteilten Zinseinkünfte dem vom Antragsteller angegebenem Vermögen entsprechen; sind Abweichungen zu
BfD
20. Tätigkeitsbericht
2003–2004