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eine Veröffentlichung Zugang zu Personalaktendaten gestattet, ist nicht ersichtlich.
Eine personenbezogene Veröffentlichung gewährter Leistungselemente kommt daher nur mit Einwilligung der
Betroffenen in Betracht. Da die Gewährung eines Leistungselements den Mitarbeitern nach den Durchführungshinweisen des BMI schriftlich mitzuteilen ist, würde es
auch nicht zu einem wesentlich höheren Verwaltungsaufwand führen, die Einwilligungen einzuholen.
Wie mir von Betroffenen nachvollziehbar dargelegt
wurde, gibt es im Einzelfall gute Gründe, ausdrücklich
keine Veröffentlichung eines gewährten Leistungselementes zu wünschen (z. B. Angst vor Mobbing).
Um die Vergabe von Leistungselementen gleichwohl für
alle Beschäftigten transparent darzustellen, kann beispielsweise eine anonymisierte Übersicht ins Intranet eingestellt oder in einer Hausmitteilung veröffentlicht werden.
Das BMI hat zwar in Kenntnis dieser Bedenken die im
Haushaltsjahr 2003 gewährten Leistungselemente unter
Namensnennung in den Personalnachrichten veröffentlicht. Da das BMI mir jedoch zugesagt hat, die Fortsetzung dieser Praxis erneut zu überprüfen, habe ich zunächst von einer förmlichen Beanstandung abgesehen.
Auch die übrigen Regelungen der §§ 90 ff. BBG erlauben
den Mitarbeitern der Inneren Revision nicht, auf Beihilfedaten zuzugreifen. Vielmehr schreiben die gesetzlichen
Bestimmungen vor, Unterlagen über Beihilfen getrennt
von der übrigen Personalakte aufzubewahren und in einer
von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit zu bearbeiten; Zugang zu den Unterlagen
über Beihilfen sollen nur Beschäftigte dieser Organisationseinheit haben (§ 90a Satz 2, 3 BBG). Die Kenntnisnahme von geschützten Daten über Krankheiten, Diagnosen, Behandlungen und Medikationen ist dabei zudem auf
das unbedingt notwendige Maß zu begrenzen.
Aus diesen Gründen habe ich dem Datenschutzbeauftragten des Ministeriums mitgeteilt, dass ich einen Zugriff der
Inneren Revision auf personenbezogene Daten der Beihilfeabrechnung mangels einer entsprechenden rechtlichen Grundlage für nicht zulässig halte. Die Frage, ob
eine solche Rechtsgrundlage geschaffen werden sollte, da
ansonsten der Prüfauftrag einer Inneren Revision möglicherweise nicht mehr sachgerecht wahrgenommen werden kann, hätte der Gesetzgeber nach Abwägung mit
Blick auf die besonders schutzwürdigen Beihilfedaten zu
entscheiden (vgl. auch Bundestagsdrucksache 12/544
S. 17).
10.2.4 Mitarbeiterbefragungen
10.2.3 Beihilfedaten und Innenrevision
Der Zugriff einer Innenrevision auf Daten der Beihilfeabrechnung ist mit dem Bundesbeamtengesetz nicht zu vereinbaren.
Im Berichtszeitraum hat mich der Datenschutzbeauftragte
eines Bundesministeriums gefragt, ob und ggf. unter welchen Voraussetzungen die Innere Revision des Ministeriums auf Daten der dortigen Beihilfeabrechnung zugreifen
dürfe. Die Aufgabe der Inneren Revision besteht darin,
den ordnungsgemäßen haushaltswirksamen Verwaltungsvollzug intern zu kontrollieren und hierzu Belege (Verträge, Auszahlungsanweisungen etc.) in allen Kapiteln/
Titeln des Geschäftsbereichs des Ministeriums auf ihre
Richtigkeit hin zu überprüfen.
Die Verwendung und Weitergabe von Beihilfeakten bzw.
Beihilfedaten richtet sich nach § 90a Satz 4 BBG. Danach
darf die Beihilfeakte ohne Einwilligung des Beihilfeberechtigten und eines ggf. zu berücksichtigenden Angehörigen dann für andere als für Beihilfezwecke verwendet
werden, wenn dies für die Einleitung oder Durchführung
eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens nötig
ist. Ein solcher Zusammenhang wäre etwa bei einem
Widerspruchs- oder Klageverfahren aufgrund eines abgelehnten Beihilfeantrags anzunehmen.
Die Innere Revision hat die ordnungsgemäße Haushaltsführung und damit generell Belege, Verträge und Auszahlungsanweisungen auf ihre Richtigkeit hin zu prüfen;
diese Tätigkeit stellt jedoch kein Verfahren dar, das in einem unmittelbaren Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag selbst steht. Eine Verwendung von Beihilfedaten
durch die Innere Revision ist deshalb nicht von
§ 90a BBG gedeckt.
BfD
20. Tätigkeitsbericht
2003–2004
Die in zunehmendem Umfang von der Verwaltung durchgeführten Mitarbeiterbefragungen werfen eine Reihe datenschutzrechtlicher Fragen auf.
In Mitarbeiterbefragungen werden in der Regel subjektive Einschätzungen über das Arbeitsumfeld abgefragt.
Dementsprechend enthalten sie Fragen zur Zufriedenheit
(Betriebsklima der jeweiligen Organisationseinheit, Motivation, Arbeitsbelastung), Bewertungen von Entscheidungs- und Kommunikationsabläufen oder zum Führungs- und Vorgesetztenverhalten, etwa zur Einschätzung
der fachlichen und sozialen Kompetenz von Vorgesetzten.
Die Befragungen werden oft unter Einsatz von Fragebögen durchgeführt. Immer häufiger werden diese Formulare den Mitarbeitern aber auch über das hauseigene
Intranet zur Verfügung gestellt und können von den
Beschäftigten „online“ zurückgesandt werden (vgl.
Nr. 4.1.1.3).
Bei der Ausgestaltung einer Mitarbeiterbefragung sind
die folgenden Punkte zu beachten:
– Mitarbeiterbefragungen sind nur auf freiwilliger Basis
zulässig. Wegen der abgefragten subjektiven Einschätzungen und Bewertungen können mangels Rechtsgrundlage Mitarbeiter nicht zur Teilnahme verpflichtet
werden.
– Wesentliche Bedeutung kommt einer vorherigen umfassenden Aufklärung und Information der Mitarbeiter
zu: Der Hinweis auf die Freiwilligkeit ist in die Fragebögen selbst aufzunehmen und sollte drucktechnisch
hervorgehoben werden. Die Information der Mitarbeiter alleine in einer Hausmitteilung oder über das hauseigene Intranet ist nicht ausreichend. Die Mitarbeiter
sind über den Ablauf, den Gegenstand und den Zweck