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Arbeitgeber ausgeschlossen und notwendige Kontrollmöglichkeiten transparent geregelt sind, wird dies zu einem guten Betriebsklima beitragen.
Vorteile ergeben sich auch für die Präsentation des Unternehmens nach außen; Arbeitnehmerdatenschutz wird
auch ein Wettbewerbsvorteil sein. Ein Unternehmen, das
modernste Technik einsetzt und dabei den Datenschutz
seiner eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewährleistet, wird die Daten von Kunden und Geschäftspartnern entsprechend sorgfältig behandeln. Bereichsspezifische Regelungen sind auch unter dem Gesichtspunkt der
Planungssicherheit für Unternehmen und ausländische Investoren bedeutsam, beispielweise bei der Einführung
von EDV-Systemen. Schließlich würde der Schutz von
Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen in einem Arbeitnehmerdatenschutzgesetz den Unternehmen und Betrieben einen sicheren Umgang mit diesen Daten gewährleisten.
Einen entscheidenden Impuls erhoffe ich von den Beratungen zum Arbeitnehmerdatenschutz auf europäischer
Ebene. Die Erarbeitung eines rechtlich verbindlichen Gemeinschaftsrahmens zum Arbeitnehmerdatenschutz innerhalb der EU werde ich auch in meiner Funktion als
Vorsitzender der Europäischen Datenschutzgruppe unterstützen.
10.2
Personalakten
10.2.1 Personalaktenführung weiter
verbesserungsbedürftig
Wenn auch erfreuliche Ansätze zur Behebung der bestehenden Vollzugsdefizite im Bereich des Personalaktenrechts zu verzeichnen sind, waren weitere Initiativen erforderlich, um das Persönlichkeitsrecht der Beamtinnen
und Beamten zu stärken.
Ich habe wiederholt ausführlich über Missstände und Defizite bei der Führung von Personalakten berichtet. Die
Verstöße gegen die bereits am 1. Januar 1993 in Kraft getretenen §§ 90 ff. Bundesbeamtengesetz (BBG) waren in
zahlreichen Fällen so gravierend, dass ich sie beanstanden musste. Ausführliche Darstellungen zur sachgerechten Personalaktenführung und Gliederung von Personalakten (Grund-, Teil-, und Nebenakten) finden sich
beispielsweise im 15. Tätigkeitsbericht (Nr. 9.1.2) und
18. Tätigkeitsbericht (Nr. 18.3). Zuletzt hatte ich in meinem 19. Tätigkeitsbericht auf die Hinweise des BMI zur
Personalaktenführung bzw. zur laufenden Aktenbereinigung hingewiesen (vgl. 19. TB Nr. 21.2.1 Anlage 27).
Auch wenn es bei einigen Ressorts nunmehr gute Ansätze
bei der praktischen Umsetzung dieser Vorschriften gibt
(vgl. Nr. 10.4.6), ergaben die von mir im Berichtszeitraum durchgeführten Beratungen und Kontrollen bei der
Personalaktenführung weiterhin Handlungsbedarf. Daher
habe ich weitere Initiativen ergriffen, um die Akzeptanz
und die Umsetzung der Vorschriften zum Personalaktenrecht weiter zu verbessern. So habe ich die Ressorts gebeten, nochmals auf die Umsetzung der Regelungen der
§§ 90 ff. BBG hinzuwirken. Angesichts der positiven
Reaktionen bin ich zuversichtlich, dass den gesetzlichen
Regelungen zur Personalaktenführung jetzt eine erhöhte
Aufmerksamkeit erwiesen wird.
Außerdem habe ich für die behördlichen Datenschutzbeauftragten der Obersten Bundesbehörden im Berichtszeitraum eine Veranstaltung zum Personalaktenrecht und
Mitarbeiterdatenschutz durchgeführt (vgl. Nr. 10.5), um
so dazu beizutragen, die praktische Arbeit in den jeweiligen Häusern durch einen informierten Ansprechpartner
zu erleichtern.
10.2.2 Personenbezogene Veröffentlichung
von Leistungselementen
Eine namentliche Bekanntgabe der mit Leistungselementen bedachten Beamten darf nicht ohne deren vorherige
Einwilligung erfolgen.
Herausragende Leistungen von Beamten oder die
Wahrnehmung besonderer Funktionen bzw. Aufgaben
können durch die Vergabe von Leistungsstufen, -prämien und -zulagen honoriert werden. Im Berichtszeitraum hatte ich die Frage zu beurteilen, ob die Empfänger
in einer Hausmitteilung oder auch im hauseigenen Intranet namentlich genannt werden dürfen.
Die Angabe, welcher Person ein Leistungselement gewährt wurde, stellt ein Personalaktendatum i. S. d. § 90
Abs. 1 Satz 2 BBG dar. Nach dem sog. materiellen Personalaktenbegriff (vgl. Bundestagsdrucksache 12/544 S. 11)
ist hierfür maßgeblich, ob die den Beamten betreffenden
Unterlagen mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Dies ist bei der
Gewährung eines Leistungselements der Fall. Konsequenter Weise sehen auch die Durchführungshinweise
des BMI zur Leistungsstufenverordnung bzw. Leistungsprämien- und -zulagenverordnung vor, dass die Tatsache
der Gewährung eines Leistungselements mit einer konkreten Begründung zur Personalakte zu nehmen ist
(vgl. GMBl. 2003 S. 38 ff.).
Gem. § 90 Abs. 1 Satz 3 BBG dürfen Personalaktendaten nur für Zwecke der Personalverwaltung und der
Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, der
Beamte willigt in eine anderweitige Verwendung ein. Zu
den genannten Zwecken zählen insbesondere die Begründung, Durchführung, Beendigung und Abwicklung des
konkreten Dienstverhältnisses sowie Personalplanung
(vgl. Bundestagsdrucksache 12/544 S. 16). Eine Veröffentlichung gewährter Leistungselemente unter Namensnennung im Anschluss an deren Vergabe dient jedoch
keinem der genannten Zwecke. Vielmehr ist das Vergabeverfahren mit der Bekanntgabe der Entscheidung an die
Betroffenen abgeschlossen, sodass eine Veröffentlichung
der Namen ohne vorherige Einwilligung gegen die Vorschrift des § 90 Abs. 1 Satz 3 BBG verstößt.
Da zudem alle Beschäftigten die Möglichkeit erhalten,
Kenntnis von diesen Personalaktendaten zu nehmen, wird
auch § 90 Abs. 3 BBG verletzt, nach dem nur diejenigen
Beschäftigten Zugang zu Personalaktendaten haben dürfen, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind.
Eine Rechtsnorm, die den sonstigen Mitarbeitern über
BfD
20. Tätigkeitsbericht
2003–2004