noch Anlage 15
2. Verantwortliche Stelle
Der Begriff der „verantwortlichen Stelle“ ist in § 3 Abs. 7 BDSG legaldefiniert. Danach ist verantwortliche
Stelle jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder
dies durch andere im Auftrag vornehmen lässt. „Verantwortliche Stelle“ ist nicht diejenige Organisationseinheit
der Behörde, die die Daten tatsächlich speichert (z.B. Rechenzentrum), sondern vielmehr die Behörde, der diese
Organisationseinheit angehört, selbst - einschließlich sämtlicher Untergliederungen (Abteilungen, Dezernate,
Referate etc.) und unselbstständigen Zweigstellen8.
Nach § 4e Satz 1 Nr. 1 bis 3 BDSG sollen exakte Angaben zu der verantwortlichen Stelle gemacht werden, die
jedermann eine zweifelsfreie Identifizierung und Erreichbarkeit der Stelle sowie der für das Verfahren zuständigen Personen ermöglichen. Es bedarf insoweit der genauen Bezeichnung und Angabe der Anschrift der verantwortlichen Stelle. Die mit der Leitung der verantwortlichen Stelle betrauten natürlichen Personen sind ebenso
wie die jeweils mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen mit Vor- und Zunamen anzugeben.
Eine Angabe von dienstlichen Telekommunikationsverbindungen (Telefon, Telefax, E-Mail etc.) ist zwar ausdrücklich nicht vorgesehen, aber grundsätzlich zulässig. Ebenso ist die Nennung der Person des behördlichen
Datenschutzbeauftragten, wenngleich sie gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, sinnvoll.
3. Zweckbestimmung
Nach § 4e Satz 1 Nr. 4 BDSG sind die Zwecke mitzuteilen, zu deren Erfüllung die jeweilige automatisierte Datenverarbeitung erfolgt. Anzugeben ist also nicht lediglich ein aus dem Aufgabenbereich und der Tätigkeit der
öffentlichen Stelle allgemein abgeleiteter Zweck, sondern der konkrete Zweck des jeweiligen Verfahrens. Ein
solcher Verarbeitungszweck kann z.B. die Personalverwaltung sein.
Es sollte eine möglichst eindeutige und aussagekräftige Beschreibung der jeweiligen Zweckbestimmung erfolgen. Insbesondere sind ähnliche oder miteinander verbundene Verfahren durch eine entsprechende inhaltliche
Beschreibung voneinander abzugrenzen9. Eine spätere Zweckänderung ist unverzüglich im Verfahrensverzeichnis zu dokumentieren.
4. Betroffene Personengruppe und diesbezügliche Daten ( -kategorien)
Die betroffenen Personengruppen sind aus den einzelnen Datenverarbeitungsverfahren abzuleiten. Maßgeblich
ist, dass die Beschreibung der Personengruppen im Hinblick auf das jeweilige Verfahren zur vorläufigen Rechtmäßigkeitsbeurteilung hinreichend aussagekräftig ist und eine Abgrenzbarkeit schafft 10.
8
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10
Gola/Schomerus, BDSG, 11. Aufl. 2012, § 3 Rn. 48.
Scheja, in: Taeger/Gabel, BDSG, 1. Aufl. 2010, § 4e Rn. 7.
Petri, in: Simitis, BDSG, 7. Aufl. 2011, § 4e Rn. 8; Scheja, in: Taeger/Gabel, BDSG, 1. Aufl. 2010, § 4e Rn. 8.
BfDI 25. Tätigkeitsbericht 2013-2014
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