8.10 Post
8.10.1 Erfahrungen bei Kontrollen im Postbereich
Bei Kontroll- und Beratungsbesuchen der Postdienstunternehmen habe ich in der Regel ein hohes Datenschutzniveau festgestellt.
Empfänger nicht zu ermitteln - die Briefermittlungsstelle der Deutschen Post AG/DHL kann weiterhelfen
Wenn der Absender einer Briefsendung die Anschrift des Empfängers nicht korrekt geschrieben oder vergessen
hat und gleichzeitig die Angabe des Absenders fehlt, steht die Post vor der Frage: Was nun? Die Briefsendung
kann weder ordnungsgemäß zugestellt noch an den Absender zurückgeführt werden. Im Juristendeutsch handelt
es sich um eine „unanbringliche Postsendung“, für die gemäß § 39 Absatz 4 Nummer 3 Postgesetz Ausnahmen
des Postgeheimnisses gelten. Die Sendungen gelangen zur Briefermittlungsstelle der Deutschen Post AG/DHL
im hessischen Marburg, einer seit 1976 existierenden Einrichtung der Post, die nach eigenen Angaben ca.
4,5 Millionen Sendungen pro Jahr bearbeitet und dabei im Jahr 2013 eine „Erfolgsquote“ von rd. 55 Prozent
aufweist.
Das Vorgehen der Briefermittlungsstelle, von deren Arbeit ich mir vor Ort einen Eindruck verschafft habe, ist
sehr umsichtig: Vor einer Brieföffnung werden zunächst die Möglichkeiten der Adressrecherche in Datenbanken, z. B. der Deutschen Post Direkt GmbH, und in öffentlichen Verzeichnissen genutzt, um zustellfähige Anschriften sowohl der Empfänger als auch der Absender zu ermitteln. Erst wenn dies nicht möglich ist, wird ein
Brief geöffnet. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Briefermittlungsstelle sind angewiesen, nur die Kopfund Fußzeilen zu lesen, nicht aber die Briefinhalte. Stellt sich trotz aller Bemühungen heraus, dass eine Briefzustellung oder Rückführung unmöglich ist, werden die Sendungen datenschutzkonform vernichtet.
Besonders häufig treten Probleme bei Briefen von Verwaltungsbehörden, größeren Unternehmen und Krankenkassen auf, wenn nur der Unternehmens- oder Behördenname ohne postalische Anschrift als Absender angegeben wird. Ich habe im Rahmen meiner Zuständigkeit darauf hingewirkt, dass diese Stellen gegenüber der Briefermittlungsstelle zentrale Einrichtungen benennen, an welche die Sendungen im Bedarfsfall zurückgesandt
werden können.
Postsendungen auf dem Holzweg
Gelegentlich kommt es vor, dass Briefe irrtümlich in den Briefkasten eines „falschen“ Postdienstleisters eingeworfen werden und sich dann im Warenkreislauf eines anderen Postdienstleisters wiederfinden. Solche „Irrläufer“ treten auf, wenn Empfänger nicht für sie bestimmte Briefsendungen in den nächstbesten Briefkasten werfen
- oft in der guten Absicht, eine ordnungsgemäße Zustellung an den „richtigen“ Empfänger zu ermöglichen.
Fremde Postdienstleister haben allerdings keine Transport- und Zustellpflicht, da ihnen für diese Sendungen
kein Entgelt bezahlt wurde. In der Praxis fallen diese Irrläufer meist schon bei der ersten Sortierung oder spätestens im Zustellprozess auf. Während einige Postdienstleister für einen Austausch dieser Irrläufer sorgen, musste
ich feststellen, dass solche Rückführungen nicht - wie von mir erwartet - von allen Postdienstleistern vorgenommen, sondern die Briefe nach einer dreimonatigen Lagerung vernichtet werden. Auch wenn die Vernichtung datenschutzrechtlich nicht zu beanstanden ist, habe ich die Postdienstleister aufgefordert, eine kundenfreundlichere Lösung zu suchen, zumal weder Absender noch Empfänger Kenntnis von der Vernichtung erhalten. Da es
sich um ein grundsätzliches Problem handelt, sollte eine verbindliche Regelung geschaffen werden, um diesem
unbefriedigenden Zustand abzuhelfen; die Bundesnetzagentur habe ich bereits eingebunden.
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BfDI 25. Tätigkeitsbericht 2013-2014