den Agenturen für Arbeit (AA) berichtet (24. TB Nr. 12.2.1) und greife das Thema auch in diesem Tätigkeitsbericht wieder auf (vgl. Nr. 24.4).
Familienkassen sind für den sog. Familienleistungsausgleich zuständig, d. h. für das Kindergeld (vgl. Kasten zu
Nr. 7.8).
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hat für den Umgang mit den sog. Kindergeldakten in der „Dienstanweisung zum Kindergeld nach dem Einkommensteuergesetz (DA-KG)“ verbindliche Regeln zur Aktenführung
sowie Aufbewahrungs- und Löschungsfristen festgelegt und auf seiner Internetseite veröffentlicht. Danach können die Familienkassen die Kindergeldakten in Papierform oder elektronisch führen.
Während die DA-KG für die Papierakte konkret festlegt, wie Vorgänge zu führen sind, wie festsetzende Unterlagen aufzubewahren sind und welche Aufbewahrungsfristen gelten, enthält sie für die E-Akte nur rudimentäre
Ausführungen. Danach sind Papierdokumente einzuscannen, in der E-Akte abzulegen und danach zu vernichten.
Weiterführende Regelungen für die E-Akte enthält die DA-KG nicht.
Wie ich im Rahmen meiner bei den Familienkassen durchgeführten Kontrollen festgestellt habe, wurden die Regelungen der DA-KG zur Aktenführung sowie zu den Aufbewahrungs- und Löschungsfristen in der Praxis häufig nicht datenschutzkonform angewandt. So wurden z. B. Teilvorgänge von Kindergeldakten aufbewahrt, obwohl dies für die Bearbeitung aktueller Kindergeldanträge irrelevant war. Über die Kindergeldakten konnte ich
ganze Familienchroniken nachvollziehen.
Das BMF vertritt dazu die Auffassung, eine Kindergeldakte müsse zwingend nach dem Kindergeldempfänger
und nicht kindbezogen geführt werden. Zudem handele es sich bei Kindergeldfestsetzungen um Verwaltungsakte mit Dauerwirkung, die teilweise auch bei Festsetzungen zu weiteren Kindern berücksichtigt werden müssten.
Diese Argumente des BMF haben mich nicht überzeugen können. Ich halte es für geboten, dass bei der Bearbei tung von Kindergeldanträgen den datenschutzrechtlichen Geboten der Datensparsamkeit und der Erforderlichkeit der Datenverarbeitung Rechnung getragen wird. Dies setzt allerdings voraus, dass die DA -KG des BZSt
überarbeitet wird und deren Regelungen insgesamt auch auf die elektronische Aktenführung erstreckt werden.
Ich empfehle dem Bundesministerium der Finanzen, die „Dienstanweisung zum Kindergeld nach dem Einkommensteuergesetz“ überarbeiten zu lassen und dort datenschutzgerechte Regelungen zu Aktenaufbewahrungsund Löschungsfristen aufzunehmen
Kasten zu Nr. 7.8
Familienkassen
Bundesweit gibt es 14 überregionale Familienkassen der Bundesagentur für Arbeit und über 8.400 Familienkassen für den öffentlichen Dienst. Familienkassen werden im Wege der Organleihe als Bundesfinanzbehörden tätig und unterstehen grundsätzlich der Fachaufsicht des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) (§ 5
Abs. 1 Nr. 11 Finanzverwaltungsgesetz - FVG).
7.9
OECD Standard für den automatischen Informationsaustausch über Finanzkonten
51 Staaten unterzeichneten am 29. Oktober 2014 in Berlin ein internationales Abkommen über den automatischen Informationsaustausch in Steuersachen.
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BfDI 25. Tätigkeitsbericht 2013-2014