Travail et emploi
Lorsqu'il n'existe aucun lien entre le traitement de gestion et celui de la paie,
la Commission s'oppose à l'utilisation du numéro de sécurité sociale dans le
traitement de gestion concerné afin d'empêcher les interconnexions éventuelles
que le législateur a voulu limiter. C'est le cas des fichiers de recrutement, de gestion
des œuvres sociale par le comité d'entreprise ou encore, pour les applications
ponctuelles de gestion élaborées au sein d'un service particulier de l'entreprise ou
de l'administration et indépendants de la base de données centrale (gestion de la
formation, édition des listes des élections professionnelles....). En 1987, un avis
défavorable a été émis concernant un projet de décret présenté par le ministère des
P. et T. qui souhaitait utiliser le NIR dans un traitement de gestion des affectations du
personnel informaticien de la Poste. Il s'agissait en effet d'une application spécifique
de gestion administrative, concernant une population restreinte et sans relation
avec la paie.
Au contraire, la CNIL admet l'emploi du NIR dans les applications de gestion
de personnel dès lors que cette gestion a des implications avec le calcul de la paie.
Ainsi, dans une délibération de 1988, elle a donné un avis favorable à l'utilisation du
numéro de sécurité sociale dans un traitement de gestion administrative du
personnel des services extérieurs du Trésor, dans la mesure où il était procédé à un
rapprochement entre ce traitement et le traitement de paie des agents. En effet, les
actes de gestion tels que les avancements d'échelon, de grade et de corps, les
mutations, les modifications de la situation familiale, les absences, doivent être pris
en compte dans les traitements de liquidation du salaire de l'agent. De même,
l'utilisation de ce numéro a été jugée légitime dans un traitement de gestion du
personnel, dès lors que celui-ci constitue une base de donnés du personnel incluant
le traitement de la paie (délibération n° 88-74 du 28 juin 1988 portant avis sur un
système de gestion automatisée du personnel mis en oeuvre par les caisses
d'allocations familiales). La Commission estime toutefois que ces applications
doivent faire l'objet de demandes d'avis et non de déclarations simplifiées. En effet,
les normes simplifiées de gestion du personnel du secteur public (normes 2, 4 et 6)
ne permettent pas les interconnexions et ne prévoient pas non plus l'enregistrement
du numéro de sécurité sociale. Il en va de même pour les normes du secteur privé,
les entreprises devant effectuer pour les traitements utilisant le NIR, une déclaration
ordinaire en attendant la révision de ces normes simplifiées.
LES PRECISIONS APPORTEES AU PROJET DE DECRET
La Commission a donné un avis favorable au projet de décret présenté
par le ministère de la Solidarité en demandant toutefois que ses dispositions
soient précisées. La rédaction de l'article 1er du projet, même si elle justifiait
l'autorisation de l'utilisation du NIR par les employeurs compte tenu de leurs
relations avec les organismes de sécurité sociale, manquait cependant de clarté.
La Commission en propose une nouvelle rédaction afin de lever toute ambiguïté.
Elle juge également nécessaire l'ajout de dispositions concernant la mention du
numéro de sécurité sociale sur les états produits et les documents édités ainsi
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