Deutscher Bundestag – 14. Wahlperiode
– 235 –
Unzulässig ist:
a) Die elektronische Versendung von Informationen und
Dokumenten an Behörden und Dritte,
– die höher als VS-NfD eingestuft sind (dies gilt auch
bei einer Versendung innerhalb des IVBB),
– welche außerhalb des IVBB versandt werden sollen
und gemäß VS-Anweisung eingestuft sind oder einem
besonderen Schutz unterliegen (z. B. sensible Personal- und Sozialdaten).
b) Die Versendung von Programmen sowie die Ausführung empfangener Programme, soweit diese als
solche erkennbar sind.
2.3
Adressierung
2.3.1
Organisations-/Funktionsbezogene
Adressierung
Im behördlichen Dokumentenverkehr ist grundsätzlich
die Adresse der federführenden Organisationseinheit zu
verwenden. Ist diese nicht bekannt, ist die Behörde/
Organisation allgemein zu adressieren. Eine personenbezogene Adressierung sollte nur in Ausnahmefällen erfolgen.
2.3.2
X.400-Mailadressen
Verfügt ein Adressat sowohl über eine X.400-Mailadresse
als auch über eine Internet-Adresse, ist grundsätzlich die
X.400-Mailadresse zu verwenden.
Die Aufnahme von X.400-Mailadressen im globalen
Adressbuch erfolgt nur auf Antrag an die Anwenderberatung. Die Aufnahme und Pflege von X.400-Mailadressen im persönlichen Adressbuch obliegt dem Anwender.
2.3.3
Internet-Mailadressen
Die Aufnahme von Internet-Mailadressen im globalen
Adressbuch erfolgt nur auf Antrag an die Anwenderberatung. Die Aufnahme und Pflege von Internet-Mailadressen im persönlichen Adressbuch obliegt dem Anwender.
2.4
Behandlung elektronischer Postausgänge
2.4.1
Dokumentangaben
Drucksache 14/5555
® Adressen/Rufnummern für Telekommunikationsdienste.
2.4.2
Sachgerechter Betreff
Im Betreffsfeld der elektronischen Post ist ein sachgerechter Betreff einzutragen, ggf. der des zu versendenden Anlagedokuments.
2.4.3
Behandlung von als Anlage beigefügter
Word-Dokumente
Bei der Versendung von Dokumenten (sowohl Wordals auch RTF-Format) ist zu beachten, dass diese unsichtbare Zeichen – z. B. vorige Textversionen oder Verfügungspunkte – enthalten können. Sollen diese nicht
übertragen werden, sind die Dokumente vor dem Versand entsprechend zu prüfen und zu überarbeiten
2.4.4
Schlusszeichnung
Bis zur Einführung der elektronischen Unterschrift ersetzt der Zusatz „gez.“ vor der Namensangabe des
Schlusszeichnenden in der elektronischen Reinschrift
die Unterschrift/Beglaubigung. Falls aus Lesbarkeitsgründen erforderlich, ist das Reinschriftdokument nach
der „Schlusszeichnung“ und dem Versand mit der Absendemaske (Versandinformationen) auszudrucken und
zu den Akten zu nehmen.
3
Eingang elektronischer
Dokumente
3.1
Zustellung von Posteingängen
Elektronische Post kann von allen vernetzten IT–Nutzern/
Nutzerinnen empfangen werden. Für jede(n) IT-Nutzer(in)
ist ein persönliches Benutzerpostfach, für jede Arbeitseinheit ein „Referatspostfach“ eingerichtet. Die Bezeichnung für das Referatspostfach bildet sich nach der Regel
„refX@bfd.bund400.de“ (z.B.ref3@bfd.bund400.de). Zugriffsberechtigt auf die Referatspostfächer sind alle Referatsangehörigen.
Ankommende Dokumente gehen der Adressierung entsprechend unmittelbar bei dem Empfänger ein.
Die Kommunikationspartner sind dahingehend zu informieren, dass E-Mails grundsätzlich an das Referatspostfach zu schicken sind.
® Anschrift,
Für alle elektronisch eingehenden Dokumente, die vom
Mail-System nicht automatisch an einen definierten
Adressaten weitervermittelt werden können, z. B. wegen fehlerhafter Namensschreibweise oder weil der
Adressat aus der Dienststelle ausgeschieden ist, ist eine
zentrale Posteingangsstelle für elektronische Post
(„Poststelle“) eingerichtet.
® Geschäftszeichen,
3.2
Elektronische Dokumente enthalten grundsätzlich folgende Angaben:
® Behörden-/Organisationsname,
® Datum,
® Bearbeitername(n),
Eingangsüberwachung
Die elektronischen Postfächer sind mehrfach täglich auf
Eingänge zu überprüfen. Fehladressierte elektronische