Deutscher Bundestag – 14. Wahlperiode
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führende Verwaltung typischen Vorgängen als geeignet.
Einer Beibehaltung dieses Produktes zur dauerhaften
Nutzung steht somit nichts entgegen; nach entsprechenden Vorbereitungsarbeiten im Verlauf des Jahres 2000
soll mit der flächendeckenden Einführung in 2001 begonnen werden.
Die Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems in
seiner vollen Ausprägung stellt aber wegen der zwangsläufigen Auswirkungen auf bisher gewohnte Arbeitsweisen für alle Beteiligten eine enorme Herausforderung dar.
Diese Erkenntnis hat mich bewogen, eine Entscheidung
zugunsten einer stufenweisen Einführung zu treffen. Zur
Gewährleistung einer akzeptanzfördernden Arbeitsweise
wird das System entsprechend dem DOMEA-Stufenkonzept zunächst als Elektronische Aktenablage genutzt, erst
zu einem späteren Zeitpunkt werden die Arbeitseinheiten
sukzessive auf das Arbeiten mit dem Vorgangsbearbeitungssystem umgestellt. Diese Vorgehensweise bietet
den wesentlichen Vorteil, dass für alle Arbeitsbereiche
vorerst weiterhin die gewohnte papiergebundene Bearbeitung erhalten bleibt; daneben wird aber der Aufbau
der Elektronischen Aktenablage mit der Möglichkeit betrieben, von allen Arbeitsplätzen des Hauses auf alle aktenrelevante Dokumente zuzugreifen. Hierdurch wird die
Informationsgewinnung durch den Bearbeiter deutlich
verbessert und zugleich werden die Registratoren bei der
Informationsbeschaffung und -aufbereitung entlastet. Die
vorläufige Nutzung des Systems als Elektronische Aktenablage soll den Mitarbeitern den späteren Wechsel in die
Elektronische Vorgangsbearbeitung erleichtern. Schliesslich sollen die mit der praktischen Nutzung gewonnenen
Erkenntnisse und Erfahrungen den „sanften“ Übergang
von der papiergebundenen zur elektronischen Akten- und
Vorgangsbearbeitung vorbereiten.
Die datenschutzrechtliche Bedeutung der automatisierten Vorgangsbearbeitungssysteme hängt vor allem damit
zusammen, dass die elektronische Akte – so wie die auf
Papier – jeden Beitrag eines Bearbeiters ausweist; nur das
ist nach beinahe beliebigen Kriterien auswertbar. Die
elektronische Akte ist deshalb zu einer weitgehenden
lückenlosen Leistungskontrolle geeignet, die weit über
das hinausgeht, was rechtlich und auch unter dem Aspekt
moderner Personalführung akzeptabel ist. Ein solches
System kann nur eingeführt werden, wenn der Personalbzw. Betriebsrat zugestimmt hat. In den zu treffenden
Vereinbarungen ist präzise festzulegen, wie mit diesen
Daten und mit den Daten aus eventuellen Protokollierungen einzelner Arbeitsschritte umzugehen ist. Zur Wahrung der berechtigten Interessen meiner Mitarbeiter und
Mitarbeiterinnen habe ich dafür Sorge getragen, dass der
Personalrat frühzeitig in das Vorhaben einbezogen wurde.
33.4.2 Elektronische Korrespondenz nimmt zu:
„Dienstanweisung E-Mail“
Die Verbreitung der Informationstechnik im beruflichen
wie im privaten Leben und die Möglichkeiten der elektronischen Datenübermittlung haben auch für die Korres-
Drucksache 14/5555
pondenz Zeichen gesetzt. Zwar liegt der Schwerpunkt
der Korrespondenz auch in meiner Dienststelle noch immer bei der „guten alten“ Briefpost und beim Fax, der
Trend geht heute aber unübersehbar zum elektronischen
Dokumentenaustausch (E-Mail). Nicht allein aus wirtschaftlichen Überlegungen, sondern auch weil E-Mail
die Übermittlung und weitere Bearbeitung von Dokumenten vereinfacht sowie die kurzen Laufzeiten der
Nachrichten die Arbeit effektiver machen, setze auch ich
immer stärker auf E-Mail (derzeit ca. 4 000 E-MailEingänge pro Monat). Dies gilt für die Kommunikation
innerhalb der Dienststelle, aber auch mit externen Kommunikationspartnern, wie beispielsweise Bundesbehörden, den Landesbeauftragten für den Datenschutz oder
Petenten.
Damit aber kein „Durcheinander“ bei der Handhabung
der unterschiedlichen Verfahren (Briefpost, Fax, E-Mail)
entsteht, habe ich für mein Haus eine Dienstanweisung EMail erlassen, die den Umgang und den Geschäftsgang innerhalb meiner Dienststelle regelt (s. Anlage 28). Der
„Dienstanweisung E-Mail“ hat die Personalvertretung zugestimmt. Sie wird auch in Zukunft immer wieder überarbeitet werden müssen, weil technische Entwicklungen,
aber auch praktische Erfordernisse dies notwendig machen.
33.5
Neues von SPHINX
– Ausstattung im Hause –
Die Sicherheit der Vorgänge im elektronischen Rechtsund Geschäftsverkehr ist eine wichtige Voraussetzung für
die erfolgreiche Weiterentwicklung unserer Informationsgesellschaft. Problematisch ist in diesem Zusammenhang
die Vertraulichkeit einer Kommunikationsverbindung zu
gewährleisten und die Kommunikationspartner sicher zu
authentifizieren.
Die rechtliche Voraussetzung hierfür ist das Signaturgesetz (SigG), in Kraft getreten am 1. August 1997, das gerade aufgrund der Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Dezember 1999
überarbeitet wird. Es fehlt in der Praxis aber noch an nutzerfreundlicher Technik und an der Infrastruktur, die zum
alltäglichen Gebrauch elektronischer Signaturen gehört.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
(BSI) hat mit seinem Pilotversuch „SPHINX – sichere
E-Mail“ dieses Anliegen aufgegriffen (s. 17. TB Nr. 8.8).
In dem bundesweit betriebenen Projekt werden bei unterschiedlichen Behörden und Unternehmen verschiedene
Produkte im Projekt SPHINX eingesetzt, die auf Basis internationaler Standards die verschlüsselte und signierte
Übertragung von Dokumenten über das Internet ermöglichen. Projektziel der Stufen 1 und 2 war die flächendeckende Einführung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einschließlich der Nutzung der digitalen Signatur für
elektronische Post (E-Mail). Hierzu wurden Erfahrungen
gesammelt, ausgewertet und bei Bedarf direkt in geeignete technische oder organisatorische Änderungen umgesetzt. Zum Abschluss seiner dritten und letzten Stufe hat