Drucksache 14/5555
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teien nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft gespeichert werden. Die Aufbewahrung von Personalaktendaten im Fachreferat ist unzulässig. Auch Ablichtungen von dem Mitarbeiter
eröffneten Beurteilungen dürfen bei Fachvorgesetzten
nicht gesammelt werden.
Ich habe die dargestellte Verarbeitung von Personal-/
Personalaktendaten durch den Sachgebietsleiter als einen schweren Verstoß gegen die Regelungen des Bundesbeamtengesetzes (§§ 90 ff.) bewertet.
Weiterhin habe ich auf dem PC einer nicht der Personalstelle angehörigen Schreibkraft unzulässigerweise
noch alle den Mitarbeitern bereits eröffneten und zu
deren Personalakte genommenen vollständigen Beurteilungen zu einem über 16 Monate zurückliegenden
Zeitpunkt vorgefunden.
Ebenfalls als Personalnebenakten anzusehen war eine
in einer Dienststelle des Hauptzollamtes geführte Personaldatei, bestehend aus sog. Personal-Karteikarten
mit Personalaktendaten der Mitarbeiter. Gegen die
Führung dieser Datei habe ich grundsätzlich keine Bedenken erhoben, da sie für Personalverwaltungsaufgaben dieser Dienststelle notwendig war. Die Karteikarten enthielten jedoch zu umfangreiche, für die
Aufgabenerfüllung der Dienststelle nicht erforderliche
und damit unzulässige Personalaktendaten, wie Angaben zu Zeiten des Grundwehrdienstes, zu Ernennungen, Bestellungen und Beschäftigungszeiten von Beamten ab 1971.
In dieser Dienststelle habe ich ferner festgestellt, dass
vertrauliche Personalaktendaten, etwa Unterlagen über
Unfall-/Krankmeldungen, zu dienstlichen Verwendungen, Nebentätigkeiten, Fortbildungsmaßnahmen sowie
ärztliche Bescheinigungen in einem offenen und somit
für jedermann zugänglichen Schrank aufbewahrt wurden, was nicht den gesetzlichen Vorgaben des § 90
Abs. 3 BBG entsprach.
Auch diese zahlreichen Mängel im Umgang mit Personalaktendaten (manuell und automatisiert ) habe ich
gegenüber dem BMF als einen Verstoß gegen die Regelungen der §§ 90 ff BBG förmlich beanstandet.
Das BMF hat im geprüften Bundesvermögens- und Hauptzollamt umgehend notwendige Maßnahmen, etwa die Vernichtung unzulässig geführter Unterlagen oder die erforderliche Löschung von Daten und Dateien umgesetzt und
zur gesetzesmäßigen Personalaktenführung im gesamten
Geschäftsbereich erforderliche Schritte eingeleitet.
18.4
Nutzung von Personaldaten zu
anderen Zwecken
Über die Nutzung von Personaldaten zu Werbezwecken
habe ich bereits in meinem 17. TB (Nr. 18.3.4) berichtet.
Im Berichtszeitraum hatte ich die Gelegenheit, die Deutsche Post AG in zwei weiteren Bereichen der Nutzung
von Personaldaten zu Werbezwecken datenschutzrechtlich zu beraten.
Deutscher Bundestag – 14. Wahlperiode
18.4.1 Beteiligung der Mitarbeiter der Deutschen Post AG am Börsengang
Im Zusammenhang mit ihrem Börsengang hat die Deutsche Post AG ein umfangreiches Mitarbeiter-Beteiligungsprogramm aufgelegt. Hierüber wurden alle Mitarbeiter bereits informiert, als über die konkrete Gestaltung
der Mitarbeiterbeteiligung noch nicht abschließend entschieden war. Zielgruppe des Mitarbeiter-Beteiligungsprogramms waren rund 300 000 Beschäftigte.
Um der besonderen Dimension des Programms bereits im
Vorfeld gerecht zu werden und eine spätere Umsetzung sicherzustellen, sollten für interessierte Mitarbeiter schon
frühzeitig entsprechende Konten/Depots bei der Postbanktochter EasyTrade.AG eingerichtet werden. Hierfür
benötigte die Postbank EasyTrade.AG Daten der Beschäftigten (wie Vorname, Name, Geburtsdatum, Privatanschrift, Personalnummer und Gehaltskontoverbindung). Diese Daten sollten sowohl der Vorbereitung von
persönlichen Depotkonten, als auch der späteren Übersendung der Zeichnungsunterlagen dienen.
Einige Mitarbeiter der Deutschen Post AG hatten sich an
mich gewandt, weil sie befürchteten, dass die Personaldaten ohne ihre Mitwirkung in dem dargestellten Zusammenhang genutzt würden. Außerdem befürchteten sie für
den Fall, dass sie einer Übermittlung dieser Daten an die
Postbank EasyTrade.AG widersprochen hätten, dienstliche Nachteile. Dieser Eindruck entstand wohl aufgrund
einer Information an alle Beteiligten vom Juli 2000, wonach Mitarbeiter, die sich nicht als Aktionär an „ihrer“
Deutschen Post beteiligten, auch nicht zum Erfolg des
Unternehmens beim Börsengang beitrügen; auch würden
sie wegen ihres Widerspruchs gegen eine Übermittlung
ihrer Daten an die Bank von einer späteren Teilnahme am
Mitarbeiterprogramm ausgeschlossen werden.
In mehreren Gesprächen habe ich sowohl gegenüber der
Deutschen Post AG als auch gegenüber der Postbank auf
ein möglichst transparentes Verfahren gedrängt, das nicht
nur umfassende Hinweise zum Datenschutz im Zusammenhang mit den einzelnen Verfahrensschritten des Mitarbeiter-Beteiligungsprogramms umfassen müsse, sondern auch entsprechende Hinweise zum Online- und
Telefonbanking. Dabei sei insbesondere zu berücksichtigen, dass
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die Mitarbeiter bis zur rechtsverbindlichen Zeichnung
jederzeit aus dem Verfahren aussteigen können,
Daten derjenigen Mitarbeiter, die kein Depot eröffnen
oder durch entsprechende Erklärung aus dem Programm ausgeschieden sind, gelöscht werden und
schließlich
die Abschottung des Verfahrens zur Personalstelle sowohl im Vorfeld als auch nach Zeichnung der P-Aktie
gewährleistet sein muss.
Dementsprechend wurden die mit dem Auftakt zum Mitarbeiter-Beteiligungsprogramm verteilten Informationsunterlagen um wichtige Informationen zum Datenschutz
ergänzt: